Worstel jij met al die nieuwe technologische tools en sociale media voor je congressen? Wil jij  de effectiviteit van je meetings en events vergroten? Weet je niet waar te beginnen en hoe?
Congreswereld zocht en vond een echte 'testpiloot'. Gerrit Heijkoop test en analyseert maandelijks een sociaal en/of digitaal medium. Van Facebook tot Twitter, en van Sendsteps tot Spotme. In de rubriek MeetingToolTest geeft hij volgens een vast stramien antwoorden op vragen die leven bij organisatoren en probeert hij de toegevoegde waarde voor een congres te bepalen.

Eerder analyseerde hij het allernieuwste ‘sociale medium' Google+  en de gevestigde congres technologie "Audience Response Systems", oftewel ‘stemkastjes'. Deze maand kijkt hij naar een innovatie die hij tegenkwam op EIBTM in Barcelona:

"Whales on Waves"

oftewel het gebruik van iPads als persoonlijk en interactief scherm voor deelnemers aan een congres.

1. Wat is het?
"Whales on Waves" is een interactief platform op basis van iPads. Het slaat op een zeer dynamische manier een brug tussen spreker, inhoud en deelnemer. Bijvoorbeeld met de iQuiz, waarbij groepen deelnemers vragen in tekst, geluid of beeld beantwoorden. Punten worden verdeeld op basis van de juistheid en snelheid van antwoorden. Of met de iConference, waarbij deelnemers via iPads in directe verbinding staan met een spreker. De iPad kan dan worden ingezet als ‘persoonlijk scherm', als stemsysteem of om feedback te verzamelen.

2. Wat kan je ermee bij je congres?
Onderzoek laat zien dat het leervermogen van deelnemers 20% toeneemt wanneer vooraf wordt verteld dat er na een sessie een quiz volgt over de inhoud. Wanneer aan deze quiz een prijs voor de winnaar wordt gekoppeld, neemt het leervermogen nog eens 20% toe. Met de iQuiz van Whales on Waves kun je dit op een hele leuke en gebruiksvriendelijke manier integreren in jouw congres.

Met de iConference toepassing kan een spreker dynamische presentaties geven in plaats van lineaire. Vanaf de controller iPad worden presentaties aangestuurd, maar kunnen ook vragen of opdrachten naar deelnemers worden gestuurd. Hiermee kan de spreker een dialoog creëren, en resultaten meten om zo de inhoud van zijn presentatie dynamisch bij te sturen.

3. Hoe kan ik er mee aan de slag (en wat vraagt het aan tijd van mij als organisator)?
Als organisator blijf je (logischerwijs!) verantwoordelijk voor de inhoud van de sessies en de quiz. Vanaf daar levert Whales on Waves een totaal oplossing: begeleiding vooraf, ondersteuning op site en ook de iPads zelf worden geleverd in een robuuste standaard. Deelnemers kunnen eventueel ook hun eigen iPad gebruiken om mee te doen. De inhoud en Q&A 's worden uiterlijk 24 uur voor het event in het platform geladen. Kleine aanpassingen blijven mogelijk on site.

4. Tips & valkuilen
Voor deze technologie geldt eigenlijk maar één hele grote tip (& valkuil): KEEP IT SIMPLE! Het gebruik van iPads is op zich voor veel mensen al vernieuwend. Interactieve leervormen zijn dat (helaas!) ook nog maar al te vaak. Het belangrijkste is dat zowel jij als organisator, je sprekers en jouw publiek hier eens ervaring mee op doen. Bijkomend voordeel is dat op die manier er nog wat vernieuwende functionaliteiten over blijven voor volgende edities!

5. VIJF checkvragen (die jezelf moet stellen om te weten of dit iets voor jouw congres is)

1. Laat mijn inhoud het toe om interactiviteit te stimuleren?
2. Is het een meerwaarde om leerprocessen en doelstellingen af te toetsen tijdens de presentaties?
3. Durf ik het aan om vernieuwing te brengen op mijn congres of evenement? 
4. Kan ik mijn sprekers motiveren om een andere aanpak in te voeren?
5. Weegt deze meerwaarde op tegen het extra budget van deze tool?

Conclusie: Tool of Gadget?
Dit kan mijn ogen een hele krachtige tool zijn tijdens congressen. Veel deelnemers lopen immers al op het congres rond met een iPad om notities te maken, het programma te volgen en in contact te blijven met het virtuele ‘back channel'. Ik was vooral onder de indruk van de gebruiksvriendelijkheid en de cross-mediale ervaring (tekst, geluid en video). Bovendien heb ik zelf ook mogen ervaren dat het spel element van de iQuiz de betrokkenheid enorm vergroot.

Zeg nou zelf: eens of oneens?  Laat het me weten via Twitter: @gheijkoop

 

Whales on waves Teambuilding from MojuiceBeta on Vimeo.

Bronvermelding: Officiële Whales on Waves website: www.whalesonwaves.com  

Gerrit Heijkoop
Gerrit is een ondernemer met een passie voor evenementen en technologie. Zijn grootste kracht is het verbinden en enthousiasmeren van een groep mensen om samen een concreet resultaat te bereiken. Als tijdelijke kracht helpt hij organisaties om hun dromen te realiseren in de rol van interim event manager en als ervaringsdeskundige op het gebied van Social Media.
Daarnaast is Gerrit mede-oprichter van het bedrijf Triqle Event Intelligence, dat begin dit jaar de nu al zeer succesvolle "What's On?" lanceerde. "What's On?" informeert bezoekers van evenementen, congressen en beurzen over het programma via schermen, mobiele telefoon en internet. Bezoekers hoeven dus niets meer te missen.
Gerrit kan je volgen via zijn websites www.triqle.eu en www.vivo.nu, via zijn blog of via twitter @gheijkoop