Ruim 7.000 oncologen uit de hele waren van 3 t/m 7 juli 2011 bij elkaar in Amsterdam. De Amsterdam RAI vormde het podium voor het wereldcongres van de International Association for the study of Lung Cancer (IASLC).

Dat een dergelijk grote groep een organisator soms voor logistieke uitdagingen plaatst zal niet verwonderlijk zijn. In dit geval waren dat er twee: Als eerste was er een volledige ingerichte plenaire congreszaal nodig voor 5.000 deelnemers en daarnaast was er behoefte aan een dinerlocatie voor 1.500 gasten. Beide zijn niet als 'standaard' aanwezig, dus moest er 'gebouwd' worden.

Congreszaal voor 5.000 deelnemers
Om tegemoet te komen aan de behoefte van het IASLC aan een grote plenaire ruimte, bouwde ACS in een van de expo hallen van Amsterdam RAI een volledig ingerichte congreszaal voor 5.000 deelnemers. De aangebrachte 5 grootbeeldprojectie schermen en een 12 meter breed podiumscherm verzekerden alle deelnemers van een goed zicht op sprekers en presentaties. Om de deelnemers ook te laten participeren, werden 900 stemkastjes ingezet tijdens een aantal interactieve stemsessies.

ePosters en registratie
Buiten de zaal was ACS ook ruimschoots vertegenwoordigd als partner op de achtergrond. Niet alleen werd alle apparatuur voor de registratie van de deelnemers en het 40 stations tellende Internet Café verzorgd, maar er werd ook veelvuldig gebruik gemaakt van poster sessies. Die waren er deze keer zowel in de traditionele variant, als digitaal. In totaal werden door ACS 72 ePoster stations ingericht.

Strakke ombouw
Voor het Gala diner op 5 juli, transformeerde ACS de plenaire congresruimte op vakkundige wijze in een sfeervolle dinerruimte voor 1.500 gasten. Hierdoor kon alle aanwezige beeld- en geluidsapparatuur van het congres ook benut worden voor het diner en hoefde geen tweede podium volledig ingericht te worden. Alleen de voor de muziek benodigde extra apparatuur hoefde zo toegevoegd te worden.
De grootste uitdaging die de organisatie met deze ombouw aanging was wel het tijdsbestek waarin het moest plaatsvinden. Slechts enkele uren na de laatste sessie zouden de gasten alweer terugkeren voor het galadiner. Dankzij een strakke planning en zeer goed op elkaar afgestemde crews van ACS en RAI Catering konden de gasten genieten van een spectaculaire avond in een sfeervolle entourage, gecombineerd met een voortreffelijk diner en indrukwekkende optredens van o.a. de Nederlandse zangeres Caro Emerald.