CongresWereld | Nieuws

Korting of kado?

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Tue, 02 Feb 2010 00:00:00 +0100

Als je een congres organiseert met entreeheffing wil je natuurlijk zoveel mogelijk deelnemers. En liefst zo vroeg mogelijk aangemeld. Geef je daarvoor een korting of een kado?

Bij professionele congresorganisatoren start men de direct marketing van een congres meestal 3 maanden voor datum. Vroeger mailen levert meestal te weinig respons op, met de weggegooide kosten van dien en de riskante misvatting dat "het congres niet voldoende aanslaat".
Bij later mailen mis je deelnemers vanwege volgelopen agenda's en trage fiatteringsprocedures en mis je de kans om de best responderende subdoelgroepen nog een keer te benaderen.

Vroegboekkorting
Om rustiger te slapen en beter te kunnen plannen geven veel organistoren daarom een vroegboekkorting van ca. 10%, de welbekende ‘early bird discount'. Sommige bureaus kiezen er echter voor om geen korting te geven, maar een kado.
Wat werkt van die twee nou het beste, wat is het verschil?

Wie betaalt de rekening?
Je zou denken dat directe korting beter scoort omdat het de klant geld bespaart. Maar dan vergeten we iets. De vroegboekkorting komt ten goede aan het bedrijf, terwijl een kado in de tas verdwijnt van de deelnemer. Dus...een kado zal de bedrijfsmedewerker eerder verleiden zich aan te melden dan de korting. Zou je denken.
Tenzij je doelgroep uit ondernemers, ZZP'ers en DGA's bestaat. Die moeten het immers zelf betalen.
Toch heeft Duits onderzoek ooit aangetoond dat er geen significant verschil was in de respons op de korting versus het kado. Lag dat aan de gründlichkeit van het onderzoek of aan de geteste congrespopulatie?!
Ik zou zelf liever een kado weggeven dan korting. Maar dan een kado dat ook de baas leuk vindt om te krijgen. Een etentje voor baas en medewerker bijvoorbeeld, om na te praten over het congres.
Stuur jouw early bird ervaringen naar Ton.Soons@WinningWords.nl dan beloof ik er op terug te komen.

Ton Soons
Ir. Ton Soons is inspecteur bij Het Erkende Congresbedrijf (www.vergaderhamer.nl) en directeur van Winning Words, een trainings- en adviesbureau voor presenteren en congresseren (www.winningwords.nl).

ENTHOU-SAS!

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 21 Jan 2010 03:48:35 +0100

Een lekker potje navelstaren. Daar had ik behoefte aan. Na een grondige zoektocht, vond ik wat ik zocht: een opleiding persoonlijke ontwikkeling met als rode draad het Enneagram. Een model van negen persoonlijkheidsstructuren voor zelfreflectie en zelfkennis Prima. Leuk. Ga ik doen.
Les één: ontdek welk Enneagram type je bent. Dat was snel duidelijk: ik ben een typische zeven - de enthousiasteling. Het hele hoofdstuk is een feest der herkenning. Plannen maker, toekomst gericht, houdt van keuzemogelijkheden, verhalen verteller, veel doen, focust vooral op het positieve. Alleen het puntje ‘onmatig', dat herkende ik niet helemaal.
Na een aantal doldrieste maanden vol workshops, deadlines, twee opleidingen (ik deed ook nog even een vierdaagse workshop vrouwelijk leiderschap), optredens en een hele riedel sociale verplichtingen ging het licht uit. Beetje overenthousiast, dacht ik. Onmatig, zei de trainster.

Ontstemd sloeg ik mijn studieboek open. Wat was ook alweer mijn leerpunt? ‘De groei van de Zeven zit in Soberheid door concentratie, beperking en toewijding.' Getver! Daar wordt toch niemand enthousiast van? Enigszins noodgedwongen bombardeerde ik de weken rond Kerst en Oud & Nieuw tot Sobertijd. Geen hysterische taferelen met eten, cadeaus en uitjes maar gewoon rustig thuis, genieten van de kids, het winterweer en een breiwerkje (ja, dat leest u goed maar daarover een andere keer meer, alles met mate).
Eerlijk is eerlijk, het was best lekker. Beetje terugkijken, beetje hier en nu, beetje bezinnen op de toekomst. Maar of Soberheid helemaal mijn ding gaat worden? Ik weet het niet. Want na een paar weken soberen begint het toch weer te kriebelen. Plannen borrelen op, opdrachten komen binnen. Ik wil weer van start. En dat ga ik ook. Alleen dit keer onder het motto: enthousiast maar... met mate!

Saskia Paulissen
Saskia Paulissen is acteur, schrijver en bovenal "flirtcoach". Na ruim 20 jaar ervaring opgebouwd te hebben in het bedrijfsleven als management assistent, intercedente en in sales en communicatie, koos zij voor haar echte passie: schrijven en acteren. www.saskiapaulissen.nl / www.universalflirtingacademy.com

Ik haat Lanyards, U ook????

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Tue, 19 Jan 2010 00:00:00 +0100

In het kader van duurzaam organiseren van bijeenkomsten kan je tegenwoordig goed slagen in de zoektocht naar verantwoorde badges en badgekoorden, oftewel lanyards.
Maar ik wil het niet nu eens niet hebben over duurzaam organiseren. Ik wil nog een stap verder, helemaal terug naar de basis: Waarom dragen we tijdens bijeenkomsten eigenlijk een badge? Het antwoord daarop kan zijn voor identificatie- of communicatiedoeleinden of om het netwerken te vergemakkelijken.

Dus wat hebben we dan nodig: om te beginnen een GROOT EN DUIDELIJK LEESBAAR LETTERTYPE. Op de badge vinden we dan in ieder geval voornaamen en achternaam, mogelijk aangevuld met gegevens als bedrijf en stad of land. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van het type bijeenkomst en hoe het gebruikelijk is om elkaar aan te spreken (maar laat die initialen maar weg, want wie spreekt nou iemand aan als 'Beste/geachte H.K.L.W.').
Door de informatie op de badge zorgvuldig te kiezen en duidelijk leesbaar te plaatsen, helpt u uw deelnemers om met elkaar in contact te komen en gesprekken aan te knopen.

Maar dan moet de badge ook wel zichtbaar zijn!!!!! En niet zoals bij het gebruik van lanyards ergens ter hoogte van de navel bengelen. Of als je aan een statafel staat nèt onder de rand van het tafelblad verdwijnen. Een badge gewoon op de rever of blouse, zo'n 10/15 cm vanaf de schouder is de optimale plek. Of de bagde dan rechts of links moet worden gedragen laat ik graag over aan de etiquettespecialisten.

Ik weet niet wie de lanyard heeft uitgevonden, maar sponsors (en daarmee organisatoren) hebben het idee in ieder geval omhelst. De sponsornaam of -logo is altijd goed zichtbaar. Als het daarom gaat, dan is het de lanyard natuurlijk de uitvinding van de eeuw. Maar om het communiceren en netwerken te bevorderen, vind ik het het slechts denkbare idee!

Opdrachtgevers van bijeenkomsten en PCO'S, zullen we met z'n allen gewoon ophouden met het aanbevelen/accepteren van de lanyard. In het belang van de tevredenheid van uw deelnemer, daar doen we het toch voor?!

Vincent van Wulfen
Vincent van Wulfen is sinds 1 november 2008 Adviseur van de Raad van Bestuur van het AMC (Academisch Medisch Centrum) in Amsterdam tot die datum was hij manager ICP groep (Internationale Betrekkingen, Congressen en Post Academisch Geneeskundig Onderwijs) , waar hij onder andere de verantwoordelijkheid heeft over meer dan 400 nationale en internationale congressen. Hij startte zijn congrescarrière bij het Nederlands Congres Bureau. Van 1988 tot 1996 was hij directeur van Holland Organizing Centre in Den Haag. Vincent is daarnaast sinds 1990 bestuurslid van IAPCO (International Association of Professional Conference Organisers), sinds 2005 bestuurslid van CORTAS (Corporate Travelmanagers Association), Lid van de commissie onderwijs van branche organisatie CLC en Co-auteur van het eerste Nederlandse boek over congresorganisatie. Hij is tevens Certified Meeting Manager (CMM), de strategische meeting management designatie van Meeting Professionals International.

Groene prikkels

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 07 Jan 2010 11:43:19 +0100

De brandnetel theorie van het World Forum in Den Haag

Het World Forum heeft met haar Ethical Program als doelstelling om zich in te zetten op kleinschalig, maar ook beleidsmatig niveau op het gebied van maatschappelijk verantwoord en betrokken ondernemen. Binnen die doelstelling is vastgesteld dat het essentieel is om alle aktiviteiten en vorderingen op dit gebied aan de markt en omstanders te communiceren.

Een groene prikkel van een van onze opdrachtgevers heeft ons destijds de laatste zet gegeven om er helemaal voor te gaan. Daarom geloven we bij het World Forum juist zo in die groene prikkel en geven hem graag door aan anderen omdat we aan den lijve hebben ondervonden hoe effectief een dergelijk signaal kan zijn We noemen het gemakshalve onze brandnetel theorie: als je geprikt bent door een brandnetel is dat best een tijdje irritant en je moet er ook echt iets mee doen.

Uiteraard hoor je zelf je huiswerk te doen als je het lef hebt om groene prikkels uit te delen. Dat doen we wel in alle nuchterheid en bescheidenheid. We geven meestal aan dat er op dit gebied geen duidelijke maatstaf is en dat het gedeelte wat nog moet veranderen altijd vele malen groter is dan hetgeen we al veranderd hebben. En dat het een proces is waarbij een ieder betrokken langzaam maar zeker een mindchange hoort te maken.

Brandneteltheorie in de praktijk:

Leveranciers:
Wij hebben onze vaste partners en leveranciers gevraagd om een brief te tekenen waarbij zij de10 doelstellingen van de United Nations Global Compact onderschrijven, iets wat we zelf al bij de VN hadden gedaan. Deze doelstellingen gaan van milieu tot kinderarbeid. Een dergelijk verzoek zet vooral aan tot bewustwording en nadenken.

Bedrijfsleven:
Wij zijn deelnemer van het door het MKB in het leven geroepen programma: MVO, dat doe je zo!" Dit programma heeft als doelstelling om groene prikkels te geven. Dit doen wij door lezingen te geven aan ondernemers van ongeacht welke bedrijfstak over ons MVO beleid.

Branche:
Sinds kort is er door Alex Bontenbal van Green Label Events een prachtig initiatief ontwikkeld: "De Groene Hartlopers", gewoon een club bedrijven die allen werkzaam zijn in de evenementen branche. Doelstelling is om via een gezamenlijke inspanning ons hard te maken voor een maatschappelijke betrokken en verantwoorde ontwikkeling van deze bedrijfstak. Uiteraard hebben we ons aangesloten. We wisselen ideeën uit, collega of concurrent, het maakt niet uit, en inspireren en prikkelen elkaar om de lat hoger te leggen. Ik kwam van de eerste bijeenkomst thuis met een lijst van 15 praktische tips, waarvan ik de meeste al geïmplementeerd heb. De Groene Hartlopers willen graag het voortouw nemen en hun beleid ook op tastbare wijze uitdragen.

Opdrachtgevers
Onze eigen opdrachtgevers willen we stimuleren om bewust met hun evenementen om te gaan. Het World Forum heeft een Green Event Checklist ontwikkeld die vol met praktische tips staat waar een organisator allemaal aan kan denken als ze op een verantwoorde wijze een evenement willen neerzetten. Opdrachtgevers kunnen ervoor kiezen de uitstoot van hun evenement te compenseren: internationaal via de Climate Neutral Group of lokaal via het Klimaatfonds Den Haag. Zelf is onze operatie Co 2 negatief: het World Forum "overcompenseert".

De toekomst
Ook zijn we betrokken bij de ontwikkeling van lesmateriaal voor Conference Management (HBO) waarin we onze input geven op het gebied van duurzame evenementen. Duurzaamheid is niet een hype, zeker geen trend maar het is gewoonweg de Nieuwe Economie. Tevens zullen we betrokken zijn bij de oprichtingsbijeenkomst van de normcommissie Duurzame Evenementen van het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN). De tijd breekt aan voor meetbare criteria en als deze praktisch uitvoerbaar zijn, gaan we er graag in mee.

Brandnetels prikken. Als brandnetel willen we best af en toe irritant zijn en de kritische vragen stellen, zo lang we ons zelf ook maar die kritische vragen blijven stellen. Ik wens u veel groene voornemens voor 2010!

Michiel Middendorf
Michiel Middendorf is sinds 1 januari 2007 werkzaam bij het World Forum in Den Haag, sinds 1 oktober 2008 als General Manager. Daarvoor was hij werkzaam in de internationale (Spanje en VS) hotellerie en gastvrijheidindustrie (o.a. Marriott hotels) en Destination Management (Delta Amsterdam). Michiel is sinds 1 augustus 2008 VP of Communications bij MPI Nederland. Tevens sinds kort verenigingsbegeleider voor de KNVB, district West 1.

Conference Management - bouwen aan een boek (2)

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Tue, 22 Dec 2009 00:28:57 +0100

Voor mij als auteur, daarbij ondersteund door Jeanette van Namen als sparringpartner, is het dan een grote verrassing, eigenlijk teleurstelling, dat hoe groter het bedrijf, hoe moeilijker het is om contact te krijgen. De website van Philips geeft zo'n 40 pagina's informatie, met name over consumenten produkten en daarop aanvullende informatie. Gelukkig is er ook een aanduiding Management op de home site, snel ingedrukt, alle leden van de Raad van Bestuur, met foto, curriculum vitae, externe activiteiten, maar nergens enig contactgegeven van bijvoorbeeld een secretariaat.

Nou kan ik mij voorstellen dat een Raad van Bestuur niet lastig wil worden gevallen door iemand die toevallig bezig is een studieboek te schrijven en zomaar denkt dat Philips in deze sector toch een belangrijke rol vervult.

Maar op al die andere 40 pagina's komt er nergens een verwijzing voor naar contact, niet naar de marketingafdeling, niet naar Corporate Communications, maar gelukkig wel naar ondersteuning bij aanschaf van consumentenprodukten.

In een nieuwsbrief van CLC las ik een aanbieding over LCD schermen voor de sektor, met naam en mailadres. Onmiddellijk een mail gestuurd, twee weken later nog een, vier weken later nog een. Geen reactie. Inmiddels wel een reaktie gekregen, dat ik binnenkort een reactie zal krijgen, maar dat is inmiddels weer een paar weken geleden. Philips, making things simple, but how simple can you be ?

John Moreu
auteur Conference Management, theorie en praktijk van congres- en vergader management

Hamers en sterren: hoe meer, hoe liever?

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Tue, 22 Dec 2009 00:23:10 +0100

Management of expectations
Weet u nog dat begin 2009 restaurant "In De'n Dillegaard" in Nuth zijn Michelin-ster heeft teruggegeven en de naam heeft gewijzigd in "Eten bij Michèl"? Dat was nog eens een strategische herpositionering!
Gaat zoiets nou om stressreductie van de chef-kok, of is het om een recessievriendelijke prijsverlaging te kunnen doorvoeren en naar een andere, ongetwijfeld grotere doelgroep te kunnen overschakelen?
De motivatie doet er hier niet toe, het is om meerdere redenen een leerzaam voorbeeld van het herprogrammeren van verwachtingen.

Imago als kauwgum
Maar hoeveel kan een bedrijf afdrijven van zijn oorspronkelijke marktpositionering? Ik denk niet te veel. Het zal vaak moeten plaatsvinden met dezelfde mensen, met hun kwaliteiten, cultuur, systemen. Ga je die ook vervangen? Verander je van positionering, dan kan verder je naam een zware last zijn. Een imago kleeft immers aan een naam als kauwgum aan een schoenzool. Denk maar aan allerlei prijsvechters, automerken, of aan winkelketens als V&D. Een naam is als een keurstempel zodra het imago zich gevestigd heeft. En het imago wordt sterk bepaald door verwachtingen, kwaliteit en prijs.
Goed gezien van Michèl.

Wat leren we hiervan in de congreswereld?
Soms ontmoet ik bij mijn inspecties van congres- en vergaderaccommodaties hotelmanagers die alleen met het hoogste genoegen nemen. Vijf hamers dus. Een prijzenswaardige ambitie. Maar, zo vraag ik me dan af, past dat wel bij je klantenbestand, bij je mensen, bij je investeerder, en tot slot bij je naam en imago? Wat gebeurt er met een Krasnapolsky als die gaat prijsstunten? Hoe staat de markt tegenover een Van Der Valk of Campanile met 1 Michelin-ster, 5 hotelsterren of 5 vergaderhamers? Je moet er niet aan denken dat voortaan de oude klanten wegblijven, en de nieuwe ook...... Het is dus niet vanzelfsprekend om met de oude naam een nieuwe markt te betreden. Neem Michèl als voorbeeld.

Ton Soons
Ir. Ton Soons is inspecteur bij Het Erkende Congresbedrijf en directeur van Winning Words, een trainings- en adviesbureau voor presenteren en congresseren.
Op 26 januari 2010 organiseert hij een seminar "Waaraan herken je een top conferentiecentrum?". Zie ook http://www.winningwords.nl . Lees meer over de congres- en vergaderclassificatie op www.vergaderhamer.nl .

Conference Management - bouwen aan een boek

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 10 Dec 2009 11:15:22 +0100

In 1992 verscheen de eerste editie van dit studieboek over de organisatie van bijeenkomsten, dat mede door de branchevereniging VNC (tegenwoordig CLC) geinitieerd werd. Nadat al enkele jaren op hospitality opleidingen cursussen conference management gegeven waren, zijn alle aspecten gebundeld in dit boek.Auteur John E. Moreu, voormalig directeur VVV Amsterdam en onder andere lid van de Raad van Bestuur Keukenhof, zal via enkele columns met ons delen wat er allemaal komt kijken bij de totstandkoming van de vernieuwde versie van Conference Management. Deze keer zijn eerste bijdrage: Bouwen aan een boek

De opleidingen, maar ook het bedrijfsleven, hebben mij gevraagd een herziene en dus geactualiseerde versie te maken van het studieboek Conference Management. Ooit geïnitieerd door de Vereniging Nederlandse Congresbelangen (VNC), nu geïntegreerd in het Centrum voor Live Communication (CLC), blijkt er vandaag de dag nog steeds veelvuldig behoefte aan te zijn. Op diverse MBO- en HBO-opleidingen wordt Conference Management nog altijd als 'standaardwerk' voor modules of lesprogrammas over de organisatie van congressen en events gebruikt.

Dus, als auteur, zeg je enthousiast ja tegen Uitgeverij Coutinho. Door schade en schande wijs geworden hou je vele slagen om de arm over deadlines, verschijningsdata en dergelijke.
Het eerste wat je doet is de sector raadplegen. Contact leggen met de bedrijven en de mensen die er mee bezig zijn, weten wat er speelt, de nieuwste ontwikkelingen kennen, zelf innovatief bezig zijn.

Mijn ervaring: de medewerking is indrukwekkend. Bijna iedereen is enthousiast, beschikbaar voor gesprekken en input, het leveren van informatie, verwijzingen naar alle mogelijke bronnen en persoonlijke contacten, en het meelezen van bepaalde (hoofd)stukken.

Dat is geweldig, maar heeft een nadeel, als je alle referenties naloopt, en dat doe je uiteraard, heb je binnen de kortste keren een informatie stapel van 80cm, en dan ben je nog steeds niet volledig. Het geeft wel aan dat er in onze bedrijfstak enorm veel informatie, en dus kennis, aanwezig is. Maar tegelijkertijd valt het dus ook op dat veel informatie versnipperd is en dus veel tijd kost voor de sektor, voor studenten en docenten, om een goed overzicht te krijgen.

Om daar enige ordening in aan te brengen zal ik samen met de uitgever, "achter" het boek een dedicated website hangen, waarbij zoveel mogelijk van die versnipperde informatie wordt samengebracht, tenminste verwijzingen naar bronnen en websites. Misschien kan dit wel de aanzet zijn tot een Database over kennis en informatie over congressen, vergaderingen, (bedrijfs)bijeenkomsten, congres gerelateerde evenementen en vakbeurzen, en daarmee samenhangende onderwerpen als (digitale) registratie, communicatie systemen, congres techniek, maar altijd in combinatie met "human touch" .

John Moreu

Scherm uit, contact aan

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 11 Nov 2009 19:34:24 +0100

De zwarte kant van Powerpoint
De meeste sprekers gebruiken een notebook als meekijkscherm voor hun Powerpoint. Op zich prima, maar sommigen staan er vaak minutenlang zo statisch tegenaan te praten dat ze het publiek lijken te vergeten.
In mijn presentatietrainingen vraag ik de sprekers daarom of ze het verhaal niet kunnen houden zonder steeds naar het scherm te kijken. Het antwoord is meestal ja, al is het maar tijdens een vraag, een anekdote of een discussie met het publiek. Mijn suggestie is dan: zet als het kan het scherm op zwart. Kijk je toehoorders aan. Laat ze naar jou kijken. Presenteer met je stem, je handen en je mimiek. Het contact met je gehoor wordt er zoveel beter van!
Het scherm op zwart zetten doe je in Powerpoint simpelweg door op het toetsenbord de Z van zwart of de B van black of de punt te gebruiken als aan/uitschakelaar.

De geloofwaardige stem
Een ademhalingstherapeute die ik laatst in een training had merkte op dat bij het uitschakelen van het scherm mijn ademhaling en daarmee ook mijn stem onmiddellijk omlaag ging. Ongelooflijk, hè? En volgens recent psychologisch onderzoek, zo herinner ik me, ben je met lage stem geloofwaardiger dan met een hoge stem, ook vrouwen. Nu vraag ik me af: zou het fenomeen ook werken als ik thuis in de huiskamer het scherm uitzet als ik iets belangrijks wil bespreken in het gezin?!

Beeldschermkind
Het doet me ook denken aan een moeder die eens over haar zoon achter de computer zei: zolang het beeldscherm aan staat, staat mijn kind uit. Pas met het scherm uitgeschakeld krijg ik contact. En we weten nu: bij volwassenen lijkt het niet anders.
Ook bij presentaties.

Ton Soons
Ir. Ton Soons is inspecteur bij Het Erkende Congresbedrijf en directeur van Winning Words, een trainings- en adviesbureau voor presenteren en congresseren.
Op 26 januari 2010 organiseert hij een seminar "Waaraan herken je een top conferentiecentrum?". Zie ook www.winningwords.nl. Lees meer over de congres- en vergaderclassificatie op www.vergaderhamer.nl .

Betrokken

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 15 Oct 2009 00:08:49 +0100

We kennen de term Maatschappelijk Verantwoord en inmiddels wordt dit begrip vaak uitgebreid of verbreed met Maatschappelijk Betrokken. In het World Forum proberen we alle facetten van duurzaamheid aan de orde te laten komen, dus ook de deze "betrokkenheid"
Moeilijk begrip, wanneer is het te soft?, wanneer is het te zakelijk?, wanneer is het echt?

Wij vroegen ons af hoe wij activiteiten konden ontwikkelen op het gebied van betrokken ondernemen. Dan zou je bijvoorbeeld een NGO (Non Governmental Organization, red.) kunnen bellen en ze vertellen dat we over de grootste theaterzaal van Nederland beschikken en dat ze deze kado mogen hebben voor een benefietconcert: Check het vakje "betrokken", stuur een persberichtje uit en klaar!

De actie op zichzelf zou dan wel betrokkenheid tonen, maar geen betrokkenheid hebben, vonden we. De oplossing bood zich vanzelf aan in de vorm van Eric Drabbe. Wie is Eric Drabbe? Gewoon een individu, die niet eens genoemd wil worden, met een visie en een droom voor de kindsoldaten van deze wereld. Eric heeft zich jarenlang voor kindsoldaten ingezet en wilde graag een concert voor kindsoldaten organiseren. Maar hoe? Gelukkig had hij zelf uitstekende contacten met koren, dirigenten en muzikanten maar konden wij onze bijdrage leveren aan het plannen en meedenken en ondersteunen. Niet echt een makkelijke weg: iedereen en onszelf ervan overtuigen dat dit zou gaan slagen, risico's nemen en vooral: veel tijd investeren. En zo begon betrokkenheid vorm te krijgen en dat smaakt naar meer. Voor volgend jaar heeft een middelbare scholier van het Dalton College in Den Haag al ons theater aangeboden gekregen voor een benefiet avond voor Dance for Live. En hetzelfde traject zijn we ingegaan: begeleiden, adviseren en volharden.

Maar voor het zover is wil ik de lezers van congreswereld.nl nog op het project voor de kindsoldaten/Warchild attenderen. Een volle zaal zou de kroon zijn op het harde werk van Eric Drabbe.

Meer informatie:

Concert voor Kindsoldaten doneert 100% opbrengsten aan War Child
Zaterdagavond 31 oktober 2009 is in het Haagse World Forum Theater alle aandacht gericht op de meer dan 250.000 kindsoldaten in de wereld. Voor hen wordt de indrukwekkende, multiculturele vredesmis ‘The Armed Man: a Mass for Peace' van de Engelse componist Karl Jenkins opgevoerd. 100% van de opbrengsten gaat naar War Child projecten om ex-kindsoldaten op te vangen. Het Concert voor Kindsoldaten verbindt op unieke wijze het werk van een eigenzinnige componist, een doorgewinterde Nederlandse dirigent, Nederlands en buitenlands muziektalent en het doel: een betere toekomst voor kindsoldaten. Zij hebben recht op aandacht en bescherming. Kaarten zijn te koop via www.concertvoorkindsoldaten.nl voor 55 euro per stuk.

100% concept mogelijk dankzij honderden vrijwilligers
Alle opbrengsten van het Concert voor Kindsoldaten gaan naar War Child om ex-kindsoldaten op te vangen. De speciale bankrekening garandeert dit. Omdat absoluut 100% wordt gedoneerd aan War Child. Het 100% concept is mogelijk dankzij het feit dat alle uitvoerenden en betrokkenen zich met veel enthousiasme op geheel vrijwillige basis inzetten. En door sponsorbijdragen van de gemeente Den Haag, het World Forum Theater, See Tickets (hoofdsponsors) en vele andere partners.

Goede spreker, foute setting

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Sat, 10 Oct 2009 00:00:00 +0100

Je kunt niet iedere spreker (m/v) zomaar overal laten optreden. Hoe goed hij ook is en hoe graag hij ook wil. Hij of zij moet namelijk passen bij je publiek en bij de setting van je bijeenkomst. Een paar bedrijfsongevallen.

Saaie professor
Ik heb lang, lang geleden eens een TU-professor gevraagd om een cursusblok te verzorgen over FMEA. Dat gaat over veilig ontwerpen, even googlen. Volgens kenners was het dé goeroe van Nederland.
Maar toen hij zijn verhaal hield, bleek hij erg saai en de inhoud veel te theoretisch. De aanwezige industriële productontwikkelaars hadden gehoopt op een levendige verteltrant en vooral veel praktijk- en rekenvoorbeelden. Maar de man was voltijds professor en stond dus niet met één been in de dagelijkse bedrijfspraktijk. Ik was een onervaren conference producer en had mijn research niet goed gedaan. En de professor was te vereerd om te weigeren.

Shockerende cabaretier
Onlangs was ik als donateur uitgenodigd voor een cabaretavond. Ik had nog nooit van de cabaretier gehoord, maar de aankondiging was natuurlijk lovend. Toen ik goed en wel binnen was, hoorde ik dat hij vervangen was. Hij had blijkbaar de avond tevoren eenzelfde publiek nogal geshockeerd en de helft was in de pauze weggelopen. De man was dan misschien wel een vakman maar zijn conference paste hier niet.
Ook deze research was niet goed gegaan. Ik vroeg me nog af of hij geen andere conference op de plank had liggen die wel paste?!

Gemengd publiek
Wie de TV aanzet of een kaartje koopt voor Hans Teeuwen, weet wat hem of haar te wachten staat. Dat is jouw smaak en jouw keus. Anders gezegd, het publiek selecteert zichzelf. Maar als je iets organiseert voor een gemengd publiek zoals bij een donateuravond, een landelijk congres of een jubileumfeest, moet je een programma hebben dat ook geschikt is voor een publiek van diverse leeftijden en achtergronden. Dat heeft samen immers een porseleinkast vol gevoeligheden als koningshuis, religie, discriminatie en seks.
Het klinkt zo vanzelfsprekend maar wat worden er een blunders mee gemaakt!!

De setting
Ook als de presentatie of conference perfect bij het publiek past kan het nog vreselijk misgaan. Zo werd ik eens gevraagd voor een lezing over direct marketing, doelgroep hogeschoolstudenten. Ze zeiden omdat ik het zo leuk kon brengen. Maar na wat doorvragen bleek de performance te moeten plaatsvinden tijdens een happy hour in een stadskroeg. Dus ik vraag nog Is daar dan een zaaltje achterin? Nee, het was gewoon vóór in het café.
Zie je dat al voor je? Hoe de jongelui tijdens mijn verhaal komen binnenvallen en met elkaar staan te drinken, schreeuwen en flirten? Ik heb maar voor de eer bedankt.
En zo is ook een personeelsfeest geen goede setting voor een conference of directeursspeech als men niet - stil en nuchter - in een theateropstelling zit te luisteren.
Ego ergo conclusio: ook de setting is bepalend voor het succes van een goede spreker. Helaas hebben de meesten dat door schade en schande moeten leren.
Laten we blij zijn dat ze soms weigeren.

Ton Soons
Ir. Ton Soons is inspecteur bij Het Erkende Congresbedrijf en directeur van Winning Words, een trainings- en adviesbureau voor presenteren en congresseren.
Op 26 januari 2010 geeft hij een cursus "Waaraan herken je een top conferentiecentrum?". Zie ook www.winningwords.nl.
Lees meer over de congres- en vergaderclassificatie op www.vergaderhamer.nl .

6 Tips voor congresorganisatoren: Laat je bezoekers jou en elkaar vinden, ter plekke, ...

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 01 Oct 2009 16:57:27 +0100

Jacqueline Fackeldey is regelmatige bezoeker van congressen in diverse rollen. De ene keer is ze deelnemer, dan weer spreker of dagvoorzitter. Al eerder sprak ze voor CongresWereld tijdens event09 over Digital Snacking in de congresbranche en regelmatig deelt ze haar ervaringen via haar blog Fackeldeyfinds.

Vanuit haar ervaring heeft ze een duidelijk mening over congressen en ze voorziet organisatoren dan ook regelmatig van ongevraagd advies, in de hoop dat we er allemaal van leren om uiteindelijk prefecte congressen te organiseren. In haar meest recente blog gaat ze in op het netwerken tijdens congressen:

Het is me al vaker overkomen: Terwijl ik mijn tas pakte om naar een congres of bijenkomst te gaan dacht ik bij mezelf ‘wat zou het handig zijn om van tevoren al te weten wie daar ook aanwezig zijn'. Dat vergemakkelijkt het met elkaar afspreken als je elkaar al kent en ook het met elkaar kennismaken. Met andere woorden, dat zorgt voor elkaar vinden en beperkt het tijdrovende zoeken.

Mensen vinden immers over het algemeen al liever dan dat ze zoeken maar dat is zeker zo als ze op een congresdag maar weinig tijd tussen alle presentaties door hebben. Vreemd eigenlijk dat dat zo is, want keer op keer blijkt uit onderzoek dat mensen een congresbezoek niet alleen gebruiken om bijgepraat te worden over de laatste ontwikkelingen in hun vakgebied maar vooral om zelf even bij te praten met vakgenoten.

Dus wat zou ik doen als ik een congres zou organiseren?

Lees verder op www.fackeldeyfinds.com

De vervanger

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 30 Sep 2009 00:00:00 +0100

Een spreker is wel eens verhinderd. Te druk, ziek, overspannen of in het ergste geval: voortijdig overleden.
Altijd fijn wanneer de organisatie er te elfder ure in is geslaagd voor een vervanger te zorgen. Een gat in het congresprogramma komt vrijwel nooit voor en zou voelen als vroeger op school bij een onverwacht tussenuur vanwege het uitvallen van een les.
Nu u er zo over nadenkt: u zou zichzelf op een congres ook wel eens een tussenuur gunnen.
Enfin, de vervanger.

Door de bank genomen kunnen ze rekenen op een flinke dosis krediet bij hun toehoorders. Immers: ook maar op het laatste moment opgetrommeld en een doorwrocht verhaal à la de eigenlijke spreker heb je dus niet één, twee, drie in elkaar gedraaid.
En mocht hen de grond te heet onder de voeten worden; bijvoorbeeld bij gemor of lastige vragen vanuit de zaal - dan kunnen de handen van de vervanger in onschuldige wanhoop geheven worden: ik sta hier ook maar te vervangen, beseft u dat wel?
Pijnlijker wordt het als de vervangers hun invalbeurt achter het katheder zien als dé kans om af te komen van het stempel "vervanger" dat hen kennelijk al tijden hinderlijk achtervolgt. En daarbij en passant hun spreektijd misbruikend om zich op misplaatste wijze af te zetten tegen het gedachtegoed van de verhinderde, zieke, overspannene of overledene. Een invalbeurt is een invalbeurt en bescheidenheid is dus geboden.

Professionele vervangers zijn er ook: ambtenaren. Ze vervangen hun hoogste baas, de minister die in de ronkende congresbrochure met veel aplomb was aangekondigd. Maar ja verhinderd vanwege gewichtiger bezigheden in het kader van het landsbelang. En daar staat nu de ambtenaar de tekst van de excellentie voor te lezen.
Terwijl u naar de toespraak luistert, herinnert u het zich weer. Zo voelde dat tussenuur vroeger, op school.

Olaf Stomp
Olaf Stomp (45) is geboren op Curaçao, getogen in Groningen, waar hij ook Onderwijskunde heeft gestudeerd. Na zijn studie heeft hij afwisselend en vaak in combinatie gewerkt als voorlichter, communicatiemedewerker en journalist/tekstschrijver. Sinds 1999 werkt hij als freelance tekstschrijver. Daarnaast is hij hoofdredacteur van het tijdschrift SoziO, een vakblad voor sociale en pedagogische beroepen. SoziO wordt uitgegeven door uitgeverij SWP. Olaf is de auteur van 'Is dit workshop nr. 5; survivalgids voor de congresganger'.

Een Gouden Pluim

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 17 Sep 2009 00:06:23 +0100

Hoera ze bestaan nog! De jonge, echte ‘professionals' in de meeting industrie.

Vakkennis, de kunst van het luisteren én klantvriendelijkheid verenigd in één persoon. De vele contacten en ontmoetingen met zogenaamde professionals in het vakgebied hebben mij in de afgelopen jaren de moed eigenlijk al doen opgegeven. Tot ik onlangs Kim ontmoette.

Hoe kwam onze ontmoeting tot stand?
Als bestuurslid van CORTAS (Corporate Travelmanager Association) werd mij gevraagd een social event te organiseren. De gedachte ging uit naar een doe-activiteit en diner waarbij de doelstelling was om de leden (we zijn een klein, exclusief netwerk van zo'n 20 professionals) de mogelijkheid te geven elkaar buiten het zakelijke ook in de persoonlijke sfeer beter te leren kennen.

Onze vaste vergaderlocatie is het NH Hotel in Utrecht en aangezien onze leden vanuit het hele land komen, ligt ook voor dit event een centrale locatie redelijk voor de hand. Na wat enthousiaste geluiden over water, varen en lekker eten en drinken, was de VVV Midden Holland in Loosdrecht voor mij de voor de hand liggende informatie bron. Na de website te hebben geraadpleegd wilde ik graag wat anders dan de meest voor de handliggende arrangementen en nam telefonisch contact op. Maar nee, zij konden mij niet verder helpen. De website gaf tenslotte alle informatie!! Oké, dan maar bij de ‘grote broer' Utrecht geprobeerd te informeren, maar u raadt het al.......een soortgelijke reactie.

Nu was ik lang geleden wel eens bij Brasserie Kompas in Loosdrecht geweest. Een snelle inspectie van de website bevestigde dat dit wel eens een goede locatie zou kunnen zijn. Natuurlijk ga je niet alleen op de website af, dus een telefoontje gepleegd voor een afspraak. Dat was mijn eerste contact met Kim, die mij uiterst vriendelijk te word stond, de afspraak inplande en mij gelijk attendeerde op de opgebroken weg en uitgelegde hoe ik toch bij het restaurant kon komen.

Bij aankomst werd direct een kop koffie van uitstekende kwaliteit aangeboden en vertelde ik wat de opzet van onze activiteit was. Na enige controle vragen kwam ze met het voorstel om voorafgaande aan het diner open sloepje te huren met aan boord diverse hapjes en drankjes. Ook opperde ze dat het misschien verstandig was een slecht weer alternatief achter de hand te hebben en stelde voor 4 banen bij de Loosdrechtse Bowling in optie te nemen.
Vervolgens werden de dinerkaart en de wijnlijst doorgenomen, waarbij het me direct op viel dat haar kennis op dit gebied ook zeer goed was. Ze wist echt waar ze het over had zowel qua menu samenstelling als de wijnen die daar het best bij passen.
Bij mijn vraag over hoe ik met botenverhuur en bowling een en ander zou regelen, werd mij direct alle werk uit handen genomen. Kim zou het allemaal regelen. Had ik hier nog met een contactpersoon vanuit de locatie te maken? Het leek wel mijn mede organisator. Met stijgende verbazing vroeg ik of het mogelijk was ook de sloepjes en bowling vooraf te bezoeken. Ook geen probleem: "Ik coördineer de afspraken voor u", was het kordate antwoord.
Wat een aangename verrassing, tegenover al die ‘zoek het zelf maar uit', ‘daar ga ik niet over', ‘daar kunnen we niet aan beginnen' en ‘wat een klein partijtje' mentaliteit die vandaag de dag de dienst lijkt uit te maken.

Als laatste punt kwam de offerte natuurlijk nog aan de orde. Nee hoor, ook de boten en bowling zouden daar in opgenomen worden met calculatie van het totaal en de per persoon prijs. Of morgen voor 12.00 uur te laat was? was de laatste vraag. Ik nam afscheid en heb toen ik in mijn auto zat eerst maar eens in mijn arm geknepen. Was dit echt waar of droomde ik? Bestaat deze mentaliteit nog. Meer dan blij verrast reed ik terug waarbij een duiveltje in mij hoofd zei: ja goed hè dat verkoopgesprek maar maken ze dat ook waarop de dag zelf??

Ook de collega's van Kim - zowel in de bediening als in de keuken - blijken uit hetzelfde hout gesneden te zijn. Tijdens ons event liep werkelijk alles fantastisch en hebben we heerlijk gegeten. Zelfs een attente email na de bijeenkomst, met de vraag of alles naar wens was verlopen, ontbrak niet.

Waarom deel ik dit verhaal met u?
Een social event voor 20 personen is natuurlijk maar een kleine bijeenkomst, maar om te beginnen werd ik behandeld alsof ik wel die ‘wereldpartij' kwam binnenbrengen. Vervolgens gaat het om het oprechte gevoel van welkom voelen, het spontane meedenken en het zorg uit handen nemen. Tot slot dan natuurlijk nog de gemaakte afspraken nakomen (zowel in de offerte als in de uitvoering). Van begin tot eind heb ik - en met mij mijn CORTAS collega's - mij echt ontspannen aan dit event over kunnen geven.

Gouden Pluim
Een verademing ten opzicht van wat we maar al te vaak meemaken. En daarom een Gouden Pluim voor Kim!
En wilt u de gastvrijheid van Kim ook eens ervaren? Ze heet voluit Kim van Waveren en werkt bij Brasserie Kompas in Loosdrecht.

Mobieltjes uit

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 03 Sep 2009 04:24:41 +0100

Er was een tijd waarin er geen mobiele telefoontjes waren.
Dat was heel vroeger.
Toen kwam er een tijd waarin tijdens congressen door dagvoorzitters aan het begin van de dag bij de huishoudelijke mededelingen steevast, vriendelijk doch dringend, werd gevraagd aan alle deelnemers hun mobieltjes uit te zetten.

Vandaag de dag zie je bij aanvang van het plenaire gedeelte bijna iedereen zonder aansporing driftig in de weer met zijn gsm. Knopje op uit of op stil.
Er zijn er bij die al voor het betreden van de zaal hun mobieltje al hebben uitgezet en dat in de zaal nogmaals controleren, tot twee keer toe. Het zijn dezelfde mensen die, reeds op weg naar verre vakantieoorden, met piepende banden terugkeren in de straat om te controleren of het gas wel uit is.
Een enkele dagvoorzitter wil er zelfs anno 2009 nog een vriendelijk verzoek aan wagen; telefoontje uit. En in sommige congreszalen zie je zelfs grote projecties: een mobieltje met een kruis doorheen.

Maar zelfs dan. Zelfs dan heb je ze nog. Zij die het presteren om hun mobieltje aan te laten dat vervolgens afgaat tijdens de eerste inleiding.
Gemompel, gezucht in de zaal en gewiebel op stoelen.
Vijf à zes rondes van dit vrolijke, kekke, jazzy of juist ingetogen ringtoontje later is het weer stil. De eigenaar heeft zijn onafscheidelijke gadget tot bedaren gebracht.
Wat zijn dit voor types? Laten we proberen te komen tot een voorzichtige verklaring van het gedrag van deze soort. Grofweg zijn er twee categorieën "ik-ben-mijn-mobieltje-vergeten-uit-te-zetten-en-verdorie-hij-gaat-af-in-de-zaal": mannen en vrouwen.

Bij de mannen - uitzonderingen daargelaten die vervolgens, ondanks hun geslacht tot categorie 2 gerekend mogen worden - is er sprake van een "bewustje". Ze doen het expres. Ik word gebeld, dus ik besta. Ik word gebeld dus ik ben belangrijk. Ik word in de zaal gebeld en ik heb mijn vijftien minuten roem. Met een nonchalante blik (‘oh stond ie nog aan?') en verdomd goed geacteerd, gaat het speeltje, na enige vertragende handelingen op uit.

Dan de vrouwen - uitzonderingen daargelaten die vervolgens, ondanks hun geslacht tot categorie 1 gerekend mogen worden - : het is pure verstrooidheid. Het zijn dezelfde vrouwen bij wie de inhoud van het handtasje een ongeorganiseerde bende is en die bij het opstaan van hun stoel in de congreszaal hun koffiekopje omschoppen.

Even onuitroeibaar allemaal als een kriebelhoestje ergens in de zaal tijdens een klassiek concert.

Het Omstandereffect

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 02 Sep 2009 00:00:00 +0100

Ik ben onlangs bij ons in Heeze naar een cabaretavond geweest in het kader van de Brabantse Dag. Het is een cultuurfestival dat al een halve eeuw bestaat en zoveel sympathie heeft dat het niet bedreigd wordt door terugtrekkende sponsors, zoals bij veel andere evenementen.
Het waren conferences van Annika Campfens en twee Belgen. Ik heb erg gelachen, vooral om de Vlamingen, alleen al vanwege hun taaltje. De ene was van Marokkaanse origine, genaamd Arbi El Ayachi, de ander heette Han Solo. Leuk!
Het was georganiseerd in een evenemententent (9x woordwaarde) met vijfhonderd stoelen. Als ouwe rot in het congressenvak vallen mij dan een heleboel dingen op die ik graag met jullie deel.

Zo was de tent heel lang en smal, een pijpenla dus. Het betekent dat de achterste rijen bijna niks zagen want het podium was maar een halve meter hoog en dat moet eigenlijk boven zittende mensen uitkomen, dus een meter hoog zijn. En de artiesten houden met dat lage podium geen rekening want spelen doodleuk complete scènes op de grond, die dan aan driekwart van het publiek voorbijgaan.

Wat viel mij nog meer op?
De stoelen waren keurig gekoppeld zoals door het Besluit Brandveilig Gebruik van Bouwwerken voorgeschreven. Maar dicht opeen zaten we wel. Want de plastic kuipstoeltjes waren smal en de ruimte tussen de rijen was minder dan de voorgeschreven 45 cm. Zodat de lege plekken met veel wurmen en uitsorteren volliepen en we in elkaars comfortzone zaten.

Licht uit, spot aan
De spotlights gingen aan, de deuren gingen dicht en het zaallicht ging uit. Prima!
Prima?! Waarom moeten we eigenlijk in het totale duister zitten? Omdat we anders met elkaar gaan kletsen? Na de tiende rij kon je het programmablaadje al niet meer lezen. En wie achterin zat had al helemaal niet meer het gevoel dat ie erbij hoorde. Want de voorstelling is daar gereduceerd tot een TV-scherm in een donkere woonkamer met een paar honderd schimmen voor je ogen.

Er was geen theatergordijn opgehangen en er waren geen coulissen gemaakt, dus na het eerste optreden kon de cabaretière niet zoals gebruikelijk plechtig afgaan en weer terugkomen voor het aanhoudende applaus. Ai, ze hadden het achterdoek waarlangs ze was opgekomen dichtgesnoerd. Gelukkig was dat foutje hersteld voor de artiesten die na de pauze kwamen.

Frisse lucht
Nou was de tent niet zo hoog, ik schat 3,5 meter waardoor met alle deuren dicht en volle bak het op deze zomeravond gauw heel warm werd. Het is bekend dat mensen kacheltjes zijn van 100 Watt en 7,5 liter frisse lucht per seconde moeten hebben. Maar met beide was geen rekening gehouden in de tent. Er waren voldoende meters vluchtdeuren hoor, keurig volgens het Bouwbesluit. Maar die waren allemaal dichtgegaan bij aanvang; net als in een echte schouwburg. En niemand durft tussendoor op te staan om een vluchtdeur open te zetten, laat staan te roepen Kan er misschien een raampje open, of woorden van gelijke strekking. En weet u hoe dat komt? Dat we ons net als kikkers in een ketel laten koken zonder eruit te springen? Omdat mensen zich gedragen volgens het Omstandereffect. Het omstandereffect is een psychologisch fenomeen dat zegt ‘Hoe groter de groep, hoe langer men op elkaar wacht met ingrijpen.' Het bekendst is het waarbij iemand uit een grote groep in het water valt en gered moet worden. Bij mijn laatste Franse campingvakantie trad het fenomeen ook op toen ons hele caravanblok zonder stroom zat en na een uur nog niemand naar de receptie was gelopen om dat te melden. Echt waar.
Denk dus eens aan het omstandereffect als je zelf eens een volle tent hebt.

Ton Soons
Ir. Ton Soons is inspecteur bij Het Erkende Congresbedrijf en directeur van Winning Words, een trainings- en adviesbureau voor presenteren en congresseren.
Op 22 september a.s. geeft hij een cursus "Alles over vergaderruimten". Zie ook www.winningwords.nl .
Lees meer over de congres- en vergaderclassificatie op www.vergaderhamer.nl .

No more rules!

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Mon, 24 Aug 2009 12:32:11 +0100

Even als dienstverleners onder elkaar. Of je nu PCO, opdrachtgever, meetingplanner, hotel of locatieverschaffer bent, we zitten in de business om de regie te hebben van vlekkeloze ervaringen.. Dit vergt bloed, zweet, tranen, training en wat mensenkennis bij het aantrekken van nieuwe collega's.
Ik kan daarom extra genieten als ik ergens onverwacht in een warm bad van dienstverlening beland. Het is jammer dat zoiets toch een zeldzame ervaring is.

Een bedrijf heeft het goed voor elkaar als de gewenste dienstbare houding en flexibiliteit in de genen zit van elk lid van het team. Ik voel me oud, zwaar en moe worden als ik de volgende generatie uitleg wat dienstbaarheid is, en ik had me nog wel zo voorgenomen om niet als mijn vader te klinken. Dienstbaarheid is je durven ondergeschikt te maken aan de ander. Als je lekker in je vel zit en wanneer je merkt wat een geweldig effect dat heeft, heb je daar absoluut geen probleem mee. Maar ga maar eens een groep 21+'ers die net van de hotelschool komen en "de wereld aan hun voeten" hebben liggen, uitleggen dat ze zich ondergeschikt moeten maken aan de ander......De kunst is om zo zeker van je zelf te zijn, dat je daar geen moeite mee hebt.

Ik was onlangs in de Verenigde Staten. De dienstverlening blijft daar opvallend. De sceptici hoor ik al zeggen:
"maar het is daar niet echt". Echt of niet echt: het is in ieder geval echt goed! Ik heb daar vroeger voor bedrijven zoals Marriott, TGI Friday's en Hard Rock Cafe gewerkt en er was 1 rode draad in hun benadering naar gasten: Ontvang je gasten zoals je thuis ontvangt en val ze niet lastig met je regels. Stel je nodigt vrienden uit om om 19.00 uur een hapje te komen eten en ze staan 5 minuten te vroeg op de stoep. Uiteraard laat je ze dan binnen. Tenzij je dat nooit zou doen maar dat verklaart dan gelijk waarom je niet zoveel vrienden hebt.

Arriveer je echter 5 minuten vóór de openingstijd van een gemiddeld Nederlands restaurant, dan zal je zeker bestraffend worden toegesproken, en ook met een flinke snauw, want ze zitten ook pas 5 minuten later in hun rol van "gastheer"

En dan heb ik het nog niet over de regels.....

"Ik weet dat we brood, ham en kaas hebben, maar we serveren hier geen tosti voor uw kind"
"U kunt die aardappeltjes niet bij dat gerecht krijgen, dat smaakt niet"
"U mag daar niet zitten, er loopt niemand in die wijk"
"Ik zie dat u een gezellig gezinnetje heeft, maar uw mag die tafels niet aan elkaar schuiven"
"U mag alleen water uit een flesje"

In Amerika krijg je standaard water uit de kraan, voordat je zelf er om gevraagd hebt. Als je er hier om vraagt hoor ik ze denken "armoedzaaier"
Ik heb voldoende operationele achtergrond om te begrijpen dat er systemen en structuren nodig zijn. De regels zijn echter voor het team, niet voor de gasten.

Als het managent van een bedrijf zich graag verbergt achter de regels, en hun zekerheid zoekt in de Standard Operating Procedures van een bedrijf zal de dienstverlening nooit in de genen van het gehele team komen.
Hard Rock Cafe is goed hier in, zij zetten het toch al gedateerde organigram op zijn kop: de General Manager onderaan die zich dienstbaar opstelt naar het management team die zich op hun beurt weer dienstbaar opstellen naar het gehele team die zich op hun beurt weer dienstbaar opstellen naar........de gast!

Dienstbaarheid begint aan de top, of beter gezegd.......onderaan!

Voor inspiratie: http://www.amazon.co.uk/Power-Servant-Leadership-Greenleaf/dp/1576750353

NB. Michiel Middendorf presenteert ook een van de workshops tijdens De Dag van de Toegevoegde Waarde op 21 september bij Meetinc in Maarssen. Vanuit het vooruitstrevende beleid van World Forum op het gebied van MVO - World Forum neemt oa. deel aan UN Global Compact, Green Key, MVO Nederland en de Green Meeting Industry Council én ontving in 2008 de Green Award voor haar Ethical Program - neemt hij de deelnemers mee in de Toegevoegde waarde van....Groen Organiseren.

foto Michiel Middendorf: Lex Draaijer

HYPER-DE-GRIEP... HOERA!

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Sun, 23 Aug 2009 00:00:00 +0100

De Mexicaanse griep is big business. De kranten staan er bol van want da's goed voor de verkoop. De farmaceutische industrie haalt bakken met geld binnen en zelfs op Marktplaats floreert de handel in mondkapjes, zilverwater en groene muntzaadjes - naar verluidt de levensredders van dit moment.

In het kader van de kredietcrisis - sorry, financiële pauze - zeg ik: die griep biedt kansen. Als flirtcoach - net heerlijk uitgerust van vakantie, zonder een griepje op te lopen, wat volgens de media een hele prestatie is - spring ik er bovenop. Na een dagje of wat sleutelen heb ik ook een middel tegen de Mexicaanse griep: de workshop flirten met griep.

Een effectieve workshop waarin we veel lachen om de hype, onze overtuiging loslaten dat de Mexicaanse griep de nieuwe Builenpest is en waarin we zonder oordeel leren kijken naar wat er nu echt aan de hand is... namelijk niets!

Dat is ook goed nieuws voor organisatoren. Evenementen kunnen gewoon doorgaan want niemand wordt ziek van een congres. Alleen als 't om massahysterische redenen wordt gecanceld.

Flirten met griep, uw eerst stap van massahysterie naar gezonde nuchterheid!

Saskia Paulissen
Saskia Paulissen is acteur, schrijver en bovenal "flirtcoach". Na ruim 20 jaar ervaring opgebouwd te hebben in het bedrijfsleven als management assistent, intercedente en in sales en communicatie, koos zij voor haar echte passie: schrijven en acteren. www.saskiapaulissen.nl / www.universalflirtingacademy.com

Waar ga je zitten met je congres?

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 13 Aug 2009 03:21:55 +0100

Voor ik inspecteur werd van Het Erkende Congresbedrijf was ik bedenker van managementcongressen bij een groot congresbureau in het zuiden des lands. Omdat er jaarlijks honderden congressen en cursussen werden georganiseerd liep het boeken van accommodaties er via een centrale afdeling. De projectmanagers mochten kiezen uit een ‘shortlist' van geselecteerde hotels en conferentiecentra. Deze voldeden aan pittige eisen van kwaliteit, prijs en service. Op deze lijst ontbraken natuurlijk accommodaties die geen frisse, verzorgde of zakelijke uitstraling hebben. Maar ook als ze ons een rekening wilden sturen bij onverhoopte annulering lieten we ze links liggen. Het besluit om af te blazen wegens te geringe belangstelling stelden we namelijk liefst zo lang mogelijk uit, en dat vond de hotelmanager natuurlijk niet leuk. Wij ook niet.

Waar lette ik verder op bij mijn accommodatiekeuzen?
Ik koos uit de lijst meestal lokaties die lekker centraal gelegen en makkelijk bereikbaar waren, zogenaamde "intercity-lokaties". Ik heb namelijk te doen met deelnemers die na een treinreis nog een bus of taxi moeten nemen......omdat ik er zelf altijd een hekel aan had.
Verder speelden criteria een rol als zaalgrootte, geschikte exporuimte en beschikbaarheid van parallelzalen, en soms ook of ze in de buurt lagen van een bedrijfsexcursie. Tja, en ook of ik zonder gedoe naar een grotere of kleinere zaal kon uitwijken als ik de belangstelling voor mijn congres verkeerd had ingeschat. Want één regel is belangrijk: ga nooit in een te grote of te kleine zaal zitten.

Omdat ik het altijd snel warm heb was ik er op gebrand om accommodaties te kiezen met airco. Dus niet alleen luchtverplaatsing, maar ook verversing, koeling en ontvochtiging. Ik gruwel nu nog van benauwde congreszalen vol dampende plakkerige lichamen.
Wist u trouwens dat mensen kacheltjes zijn van rond de 100 Watt?

Maar lokatiekeuze is ook een uitstralingskeuze
Hoeveel vergaderhamers of hotelsterren zijn je deelnemers, sprekers en sponsors gewend? Ga je met advocaten en directeuren naar een oord waar ook toeristen op sandalen in- en uitlopen?
Over uitstraling gesproken: soms was ik zo ondeugend om een congres "extra belangrijk te laten lijken", door te kiezen voor de centraal gelegen en laagdrempelige ‘Koninlijke Nederlandse Jaarbeurs'. Ook al wist ik dat mijn deelnemers misschien liever in een lommerrijke omgeving congresseerden. Zou dat extra deelnemers getrokken hebben, zoals ik hoopte? Het brengt me op de vraag wie er betrouwbaar onderzoek kent naar het belang en de invloed van de lokatie- en accommodatiekeuze van congressen. Ik hou me aanbevolen via ton.soons@winningwords.nl.

Ton Soons
Ir. Ton Soons is inspecteur bij Het Erkende Congresbedrijf en directeur van Winning Words, een trainings- en adviesbureau voor presenteren en congresseren.
Op 22 september a.s. geeft hij een cursus "Alles over vergaderruimten". Zie ook www.winningwords.nl.
Lees meer over de congres- en vergaderclassificatie op www.vergaderhamer.nl.

Hoe vergelijkt u offertes van Professionele congres/events bureau's???

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 25 Jun 2009 00:42:38 +0100

Herkent u het probleem? U wil een professioneel congres/events bureau uw bijeenkomst laten organiseren. U vraagt bij 2 of 3 bureau's een offerte aan (meer heeft weinig zin denk ik).U nodigt ze uit voor een intake gesprek en voorziet ze van zoveel mogelijk informatie en antwoord op hen vragen vervolgens wacht u op de schriftelijk offertes.
Ik ga er van uit dat ze binnen de door u opgegeven tijd antwoorden. Minimaal 14 dagen voor een goede offerte is een goede termijn overigens.

En dan........hebt u het probleem op uw bureau liggen.
Drie offertes die compleet verschillend zijn en door de teksten en opstellingen ziet u door de bomen het bos niet meer. Mogelijkerwijze zijn ze incompleet. Het kost u veel tijd om uit te vinden wie wat doet en vooral wat de kosten zijn. Frustratie alom.

Het congres of de bijeenkomst is voor u en uw organisatie van groot belang. Wanneer het niet van begin tot het einde helemaal perfect verloopt, dan straalt het negatieve beeld dat de deelnemers aan uw event overhouden af op uw organisatie. Natuurlijk wilde u precies het tegenovergestelde bereiken. En dan heb ik het nog niet eens over de vaak substantiële bedragen en de grote hoeveelheid tijd van uw organisatie die hier mee gemoeid zijn.

Hoe dan wel?
Het maken van een goed en compleet profiel van uw bijeenkomsten en uw wensen kan het u een stuk makkelijker maken. Ja, dat kost u vooraf wat meer tijd, maar dat maakt u ruimschoots goed, want uiteindelijk scheelt het u nog veel meer tijd en geld.
Maar waar moet/kunt u dan allemaal aan denken?? IAPCO (de International Association of Professional Congress Organisers) steekt u de helpende hand toe. Zij hebben een document opgesteld waarin alle elementen aan treft die voor een goede briefing noodzakelijk zijn.
U kunt het document hier gratis downloaden: RFP's for Appointment for a PCO

Hopelijk helpt het u om uw werk wat eenvoudiger te maken!
Succes met de bureau-selectie!

Vincent van Wulfen
Vincent van Wulfen is sinds 1 november 2008 Adviseur van de Raad van Bestuur van het AMC (Academisch Medisch Centrum) in Amsterdam tot die datum was hij manager ICP groep (Internationale Betrekkingen, Congressen en Post Academisch Geneeskundig Onderwijs) , waar hij onder andere de verantwoordelijkheid heeft over meer dan 400 nationale en internationale congressen. Hij startte zijn congrescarriere bij het Nederlands Congres Bureau. Van 1988 tot 1996 was hij directeur van Holland Organizing Centre in Den Haag. Vincent is daarnaast sinds 1990 bestuurslid van IAPCO (International Association of Professional Conference Organisers), sinds 2005 bestuurslid van CORTAS (Corporate Travelmanagers Association, Lid van de commissie onderwijs van branche organisatie CLC en Co-auteur van het eerte Nederlandse boek over congresorganisatie. Hij is tevens Certified Meeting Manager (CMM), de strategische meeting management designatie van Meeting Professionals International.

Hoe komt u aan een betrouwbaar en professioneel Congres/events organisatie bureau??

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Fri, 12 Jun 2009 04:13:40 +0100

Of het nu de eerste keer is dat u de opdracht krijgt om een bijeenkomst te organiseren of dat u opnieuw wilt kijken naar de professionele Congres/events organisatie partijen die er op de markt zijn, de grote vraag blijft: "Hoe ga ik dat aanpakken?"

Het belangrijkste is dat u een document opmaakt waarin de juiste vragen worden gesteld. Alvorens daar aan te beginnen kunt u zich afvragen óf u wel een professioneel congres organisatie bureau nodig heeft. Ook de vraag wanneer u een dergelijk professioneel bureau dan nodig heeft is een relevante vraag.
Indien de vragen bevestigend worden beantwoord komt de vraag aan de orde welke procedure dan het beste gevolgd kan worden om tot een keuze te komen. Ook de uiteindelijke selectie procedure zelf is van groot belang.
Kortom, vele belangrijke vragen die stuk voor stuk uw volle aandacht vragen.

De helpende hand
IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers) steekt u gelukkig de helpende hand toe. Op basis van de expertise van de IAPCO-leden is een publicatie tot stand gekomen met de titel "How to choose the right PCO".
Op de website http://www.iapco.org (vervolgens naar Publications, het formulier invullen daarna guidelines and publications aanklikken) kunt u de publicatie gratis downloaden.
Hierin wordt u aan de hand genomen om tot een verantwoorde goede keuze te komen.Tevens treft u in de bijlage een lijst van diensten aan die u mogelijkerwijze op ideeën kan brengen.

Doe er uw voordeel mee!!!

Vincent C van Wulfen

Tijd voor jezelf

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Mon, 11 May 2009 18:31:43 +0100

Wij 21ste eeuwers lijken niet meer te kunnen overleven zonder PowerPoint (of Keynote, voor de Apple-gebruikers). Een programma dat het designen van presentaties toegankelijker heeft gemaakt dan ooit. Maar tegelijk leek het ons te zeggen dat we ons geen zorgen meer moesten maken over het design van onze slides. Ondertussen zitten we in de soep. Slides met eindeloze opsommingen en veel te klein gedrukte woorden... we hebben onze aandacht nodig voor de slides en horen ondertussen de spreker niet en zijn boodschap zeker niet.

We moeten weg van onze computer, althans in het begin. Hoe verpakken we onze boodschap zodat die blijft plakken? Focussen op op de essentie is het antwoord. Niet op de vorm. PowerPoint dwingt ons onmiddellijk in vaststaande structuren en schema's te denken. Zo kunnen we nooit origineel uit de hoek komen. Dit remt creativiteit af.

Trek je daarom eens ergens terug, ver weg van het geruis en richt je gedachten op de boodschap die je wil brengen. Op die momenten, in die ruimtes ontstaan de beste ideeën. Een collega vroeg me enkele dagen geleden een presentatie voor hem te maken. Ik pakte mijn boeltje, vertrok op mijn werk en trok naar huis, waar ik alleen was. Ik maakte de tafel in de living leeg en schreef de drie kernideeën waarover de presentatie zou gaan op grote witte bladen. Dan pakte ik post-its en begon alles waaraan ik dacht op te schrijven. Een mini-brainstorm op mezelf.

Vervolgens probeerde ik structuur in het geheel te brengen. Ik begon een verhaallijn op te bouwen, een soort storyboard. Eerst op grote witte flappen die ik ophing aan de muur en dan op blanco hand-outs (tip: maak drie lege slides in PowerPoint en druk die af in hand-outformaat). Hier ontwikkelde ik slide per slide mijn verhaal. Tot ik tevreden was, en toen pas startte ik mijn computer op. Mijn presentatieprogramma (Keynote in mijn geval) strubbelde in eerste instantie tegen, maar moest zwichten voor mijn verhaal dat ik helemaal van nul af aan had verzonnen, op blanco pagina's.

Thomas Geusens
Thomas Geusens is trainer/consultant en zelf-verklaard designer. Na op zijn weg al ontelbare saaie, niet effectieve en cliché presentaties gezien te hebben, besloot hij de koe bij de horens te vatten en dit probleem aan te pakken. Hij ontwerpt presentaties die anders zijn en veel meer impact hebben in het concept ‘Dare to Present'. http://thomasgeusens.wordpress.com

Hoezo CRISIS?

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 16 Apr 2009 03:31:23 +0100

Op zoek naar een sfeervolle locatie voor een diner voor 50 personen met een budget van € 10.000, viel het oog op een van de gerenommeerde restaurants van een vijfsterren hotel in Amsterdam. We pakken de telefoon en na doorverbonden te zijn met de juiste afdeling werd meegedeeld dat de persoon in kwestie niet aanwezig was en of we terug wilden bellen?
Ik deed het idee aan de hand om die persoon mij terug te laten bellen. O, ja dat kon ook!! Enfin, na enige dagen nog geen telefoontje dus maar weer bellen, de persoon in kwestie was er weer niet. Kan ik dan met u een afspraak maken om naar de dinerzaal te komen kijken?? Zo gezegd zo gedaan. Hèhè.

Bij aankomst werden we uiterst vriendelijk door de doormen begroet. We meldden ons bij de receptie en binnen 5 minuten meldde een van de sales representatives zich bij ons. "Zullen we meteen maar even gaan kijken?" stelde hij voor.
U weet waar we voor komen? Ja, voor een diner. Weet u ook voor hoeveel personen? O nee. Om een lang verhaal kort te maken, we hebben hem maar uitgelegd, wie wat wanneer en hoeveel. Na de bezichtiging haalde hij een brochure en zegde ons toe om per email de optie door te geven. Hij bood uit zichzelf een drankje aan, uiterst vriendelijk. Graag 2 Jus d'orange. Hij verontschuldigde zich daarna en verdween!!!

Een week later nog altijd geen bericht ontvangen. Dus u begrijpt het al: We hebben een prima alternatief geboekt.
Leren ze het dan nooit!!!!!!

Vincent van Wulfen

Vincent van Wulfen is sinds 1 november 2008 Adviseur van de Raad van Bestuur van het AMC (Academisch Medisch Centrum) in Amsterdam tot die datum was hij manager ICP groep (Internationale Betrekkingen, Congressen en Post Academisch Geneeskundig Onderwijs) , waar hij onder andere de verantwoordelijkheid heeft over meer dan 400 nationale en internationale congressen. Hij startte zijn congrescarriere bij het Nederlands Congres Bureau. Van 1988 tot 1996 was hij directeur van Holland Organizing Centre in Den Haag. Vincent is daarnaast sinds 1990 bestuurslid van IAPCO (International Association of Professional Conference Organisers), sinds 2005 bestuurslid van CORTAS (Corporate Travelmanagers Association, Lid van de commissie onderwijs van branche organisatie CLC en Co-auteur van het eerte Nederlandse boek over congresorganisatie. Hij is tevens Certified Meeting Manager (CMM), de strategische meeting management designatie van Meeting Professionals International.

Plenaire terugkoppeling

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Tue, 14 Apr 2009 00:53:06 +0100

Heb mededogen met de dagvoorzitter die deze klus te klaren heeft, aan het eind van de congresdag. Of met de tewerkgestelde, net iets minder hoog in rang dan de dagvoorzitter, aan wie deze dit karweitje vaak slim heeft gedelegeerd.
De plenaire terugkoppeling.

Leuk bedacht vooraf van de congrescommissie. ‘Ja, we moeten natuurlijk wel de rode draad uit de verschillende workshops plenair terugkoppelen. Dwarsverbindingen maken. Mensen komen naar ons congres om iets te halen. Ze verlangen ordening.' Je hoort en ziet het het enthousiaste congrescommissielid beweren tijdens één van de voorbereidende vergaderingen. Ze knippert wel met haar balpen maar niet met haar ogen. Plenaire terugkoppeling, goed idee, roepen de andere leden van de commissie.
Helemaal geen goed idee zoals op het congres zal blijken.

Heb allereerst mededogen met de verslagleggers van de workshops die nog iets coherents op papier moeten zien te krijgen van de bijdragen en warrige discussie in de workshopzaal. Heb nog meer mededogen met degene die dit plenair voor het voetlicht moet brengen in de grote zaal. Om maar geen pijnlijke stiltes te laten vallen, babbelt deze arme man of vrouw er vrolijk op los. Ordeningetje hier, markant dwarsverbindinkje daar, rood draadje zus, accentje zo, je zou allemaal nog geloven ook - zo betrouwbaar komt het er allemaal uit. Een wonder want
zijn praatje à l'improviste is immers gefundeerd op een ultrakorte en zenuwachtige briefing door de verslagleggers met hun onleesbare aantekeningen, flapovervellen en post it geeltjes.

En de deelnemers? Die zijn zojuist de plenaire zaal weer in verordonneerd door de congresorganisatie. Ze stonden net zo lekker aan hun thee te nippen en klonk daar in de verte niet al het geluid van rinkelende glazen? Linkerooghoek: inderdaad, cateringjongens en cateringmeisjes zijn al bezig de foyer in te ruimen voor de aankomende borrel.
Rechterooghoek: de vriendelijk wenk van de congreshostess: ‘gaat u mee naar de zaal voor de plenaire terugkoppeling?' ‘Ja, natuurlijk. We komen hier iets halen. Ordeningen, rode draden, dwarsverbanden en accenten.'
Want beleefde mensen blijven het, congresgangers.

Ingezonden brief nav. artikel zwanenzang autoRAI

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Fri, 03 Apr 2009 03:08:57 +0100

Han Leenhouts verbaasde zich over een artikel dat onlangs in Adformatie verscheen en reageerde met een ingezonden brief aan de auteur van het artikel, die hij graag ook deelt met de lezers van CongresWereld!

Geachte heer Schevernels,

Als eigenaar van een trainingsbureau voor beurzen en tentoonstellingen heb ik diverse automerken en ook Shell voorbereid op de RAI. Uw artikel in Adformatie NR 13 over de mogelijke zwanenzang van de RAI heeft mij teleurgesteld.

U kijkt meer productgericht dan klantgericht. U vraagt zich af wat de importeur, de Rai en de standbouwer wil. Terwijl de RAI nu juist heeft nagedacht over wat de klant wil.

Immers het is toch de consument die toch ook in 2009 en 2010 weer honderdduizenden nieuwe auto's gaat kopen? Stelt u zich voor meneer Schevernels dat u een nieuwe auto overweegt. U bent, als zichzelf respecterend communicatiearchitect, op zoek naar een Cabrio. Bij de nieuwe opzet van De RAI staan allemaal bij elkaar. U kunt echt vergelijken en hoeft geen kilometers te lopen. Of u zoekt een familie auto en ziet hetzelfde.In de autobladen en blogs is het niet anders. Dus voor het publiek, de potentiële kopers, heel handig zo lijkt me. En hoe werkt dat dan in de praktijk? Omdat u het artikel schreef voordat de beurs geopend was heeft u het nog niet kunnen ervaren. Gimiste kans? Ja. Want voorafgaand aan de beurs heb ik vanuit mijn functie als trainer al rond mogen lopen. Je bent echt binnen een van de belevingswerelden in 20 stappen van merk naar merk. Echt klantgericht dus.

Mijns inziens verdient de Rai een compliment voor het lef dat ze laat zien. In een veranderende wereld eens kritisch naar jezelf durven kijken en veranderingen door durven voeren. Dat automerken dat aangrijpen om niet te verschijnen getuigt van weinig veranderingsgezindheid.

En ook ik weet dat merken bouwen en laden HET verschil maakt in deze tijd. En natuurlijk kun je zeggen dat dat makkelijker gaat in een stand (en dus context) die het merk zo ademt dat het product waar het om gaat, de auto zelf, wellicht niet eens zichtbaar is. Hierover twee dingen. Allereerst heb ik altijd begrepen dat mensen een merk maken, soms zelf nog meer dan een product. Dan is het uitstekende nieuws in deze opzet dat nu, nog meer dan anders, de mensen het verschil maken. Immers als je een cabrio wilt is de een nog mooier dan de andere. En hoe je dan, ook op de stand, te woord wordt gestaan maakt dan een wereld van verschil voor het merk. En auto en medewerker zijn meer zichtbaar dan ooit. Het allerbelangrijkste wat ik weet over merken is dat een merk relevant moet zijn voor een specifieke doelgroep. Door via deze opzet de doelgroep zo dichtbij en zichtbaar te maken maakt het mogelijk voor de merken om hun onderscheidend vermogen snel aan de juiste prospect duidelijk te maken.

Kortom. De nieuwe opzet van de RAI biedt een unieke kans voor automerken om authentiek, onderscheidend en vooral relevant te zijn. Ik adviseer u als communicatie architect om met deze merk- bril eens de RAI daadwerkelijk en ook zeflkritisch te gaan bezoeken. En ben dan benieuwd naar uw reactie.

Han Leenhouts
trainingsbureau Sales & Pepper

lees hier het originele artikel in Adformatie

Han Leenhouts (1963) is directeur van Sales & Pepper. Na zijn studie Commerciële Economie aan de HES te Rotterdam heeft hij bij diverse bedrijven in sales gewerkt. Sinds 2002 is Leenhouts actief als zelfstandig ondernemer in beurstrainingen. Leenhouts heeft aan de basis gestaan van de opleiding ‘Beurzen en Tentoonstellingen' van het SRM te Amsterdam, is trainer bij het SRM en columnist voor de Expovisie. Verder is Leenhouts sinds 2007 een vast gast in het programma Beurslife van RTL en de Rai.

Al Gore gerestyled

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 18 Mar 2009 22:51:23 +0100

Al Gore - the man formerly known as the next president of the United States. Hij is één van de grote voorbeelden in presenteren. Met 'An Inconvenient Truth' schopte hij de wereld een geweten. Hij zette een beweging in gang die de politiek een nieuw ecologisch elan gaf.

Wat maakt dat zijn idee zo aansloeg? Buiten het feit dat het een goed idee was (eerste voorwaarde!), bracht hij het ook op een manier die bleef hangen. Straf eigenlijk, want een vijftal jaar geleden stond hij helemaal niet gekend als een onweerstaanbaar publiek spreker. Integendeel, hij was een saaie, ietwat stijve en grijze man waar je niet speciaal alles voor liet vallen wanneer hij een presentatie gaf. Zijn idee was nochtans hetzelfde, het was even relevant, maar hij bracht het niet op de juiste manier.

Zodra hij dat besefte trok mr. Gore zich terug. Hij restylede zijn presentatie. De inhoud bleef dezelfde, maar de vorm, de structuur, de opbouw veranderde. En die gerestylede presentatie bleef zó hard plakken dat hij er een DVD van maakte, waarmee hij prompt een Oscar en een Nobelprijs voor de vrede won.

Plakkerige presentaties... Twee Amerikaanse broers - Dan & Chip Heath - hebben er een boek over geschreven: 'Made to Stick'. Ze onderzochten waarom ‘urban legends' erin slaagden de wereld rond te gaan in een mum van tijd. Iets waar keynote-sprekers vaak alleen maar van kunnen dromen. Ze onderscheidden 6 sleutelprincipes. Een plakkerige presentatie is (1) eenvoudig, (2) onverwacht en origineel, (3) heeft aandacht voor emoties, (4) gaat over concrete dingen die ons aanbelangen, (5) is geloofwaardig en bovenal (6) wordt verteld als een meeslepend verhaal.

De presentatie van mr. Gore is met de kracht van een ‘urban legend' de wereld rondgeraast. En jouw presentatie?

DE FINANCI�LE PAUZE...

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Sun, 15 Mar 2009 12:10:26 +0100

Kredietcrisis. Ik heb helemaal niets met die term. 't Woord crisis alleen al geeft mij een algeheel gevoel van paniek. Alsof iedereen met wijd opengesperde ogen, gillend over de werkvloer rent. En die diepe keelklanken - krrrediet crrrisis - maken het helemaal zwaar. Mijn schouders gaan ervan hangen, mijn kin zakt op de borst, mijn hele non-verbaal staat in standje moedeloos. Niet de ideale houding om een crisis (jak!) te bezweren. Daarom moeten we echt stoppen met die depressieve term. Proactief als ik ben, heb ik een alternatief bedacht: de financiële pauze...
Ik laat hem even inwerken voor het juiste gevoel.

Voelt beter hè? Ik vind dat pauze iets bemoedigends heeft. Pauze is een tijdelijke periode van onderbreking. Dus het gaat weer voorbij. Pauze is ook pas op de plaats maken. Tijd voor bezinning. En daar heb ik wel behoeft aan want waar waren we nu helemaal mee bezig? Eerlijk gezegd snapte ik geen zak van het financiële circus maar ik deed vrolijk mee. Beleggingsverzekeringetje hier, hoog rendement polisje daar. Lekker mee doen in de gekte. Nou, nu even niet. Ik heb pauze.

Doen we nog wat in de financiële pauze? Jazeker! Als we nu lui onderuitgezakt de boel uitzitten, hebben we pas echt stront aan de knikker. We moeten de financiële pauze ten volste benutten. Er ligt namelijk een enorme kans om het verschil te maken. Hoe? Door te investeren in mensen. En dat doe je weer door te flirten. Als je nu in staat bent mensen echt te zien, te horen en te begrijpen maak je een verbinding die ook na de financiële pauze gegarandeerd rendement oplevert.

Nou, dat voelt goed hè? Dit klinkt toch allemaal veel positiever dan het K-woord. Dus, vanaf vandaag hebben we het alleen nog maar over de financiële pauze. Een prachtige uitdaging waar we ons succesvol doorheen flirten. Mijn advies: probeer het uit bij uw komende congressen en vergaderingen. Veel plezier!

Behaalde resultaten uit het verleden bieden absoluut garantie voor de toekomst.
De risico's van dit product...zijn er niet.

Praktische handvatten

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 05 Mar 2009 13:25:23 +0100

Eigenlijk komt het hier op neer:
Je organiseert een congres. Er ontstaat een programma. Daar hebben meerdere mensen aan gewerkt. Hard aan gewerkt zelfs. Vervolgens is het programma rond. Sprekers met charisma, met een goed verhaal, een kundige dagvoorzitter en workshopleiders die hun vak verstaan. Hoera.
Je organiseert een congres en wilt dat er mensen naar toe gaan. Veel mensen.
Je regelt dus dat het programma ordentelijk in een leuk foldertje komt met een aansprekende tekst.
Tja, een aansprekende tekst. Dat valt niet altijd mee:
‘Na afloop gaat u naar huis met praktische handvatten die u meteen kunt toepassen in uw dagelijks werk.'
Praktische handvatten.

Je ziet ze lopen deze congresbezoekers. Ze gaan naar huis. Moe, suf geluld maar voldaan. Het bonnetje ingeleverd bij de garderobe. Jas weer in ontvangst genomen. Congresbadge netjes in de bus gedaan. Een beetje onhandig manoeuvrerend, dat wel. Immers die praktische handvatten net in ontvangst genomen van dat lief glimlachende congreshostessmeisje in mantelpakje. Het bovenste deel van de handvatten steekt onhandig uit de plastic tas. Ja, ze mogen morgen op het dagelijkse werk praktisch zijn, nu nog even niet. Een enkeling snijdt zijn vinger lelijk - akelig scherp, de bevestigingselementen van de handvatten!

De volgende ochtend dan.
Collega en kamergenoot: ‘Hé, Henk! Wat heb jij nou bij je?'
Henk: ‘Laat mij heel even.' Hij bekijkt de bijgeleverde handleiding, nét iets praktischer dan de doorsnee IKEA gebruiksaanwijzing en met het puntje van zijn tong uit zijn mond schroeft hij de praktische handvatten aan de beide uiteinden van de armleuningen van zijn bureaustoel.
Als collega terugkeert in de kamer - hij was intussen koffie halen - zit Henk voldaan op zijn werkplek. ‘Zo, ik ga ze direct toepassen.' Hij gaat wat onderuit zitten en beroert met een wonderlijke mengeling van kracht en sensualiteit zijn nieuwe tools. Hij sluit zijn ogen en inderdaad, hij waant zich op een Harley Davidson op Route 66, zijn haren wapperend in de wind.
Jaloers dat hij is, die collega. Hij wil ook naar dat congres.

Januari maand - receptie maand

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 21 Jan 2009 00:00:00 +0100

Ik weet niet hoe het u vergaat maar ik kreeg dit jaar tot nu toe 9 uitnodigingen voor Nieuwjaarsrecepties. Netwerkmogelijkheid bij uitstek. De partij die je uitnodigt zal zich van zijn beste kant laten zien. Om nog wat verdere ‘added value' toe te voegen zie je meer en meer dat de receptie een thema heeft en er een spreker is uitgenodigd die dat thema verder op een leuke wijze uitdiept, dan wel toelicht. Daarnaast wil het management natuurlijk de gasten verwelkomen en hen van de laatste stand van zaken ten aanzien de verbouwing/uitbreiding, dan wel stijging van de omzet op de hoogte brengen.

Leuk en zeer terecht maar dan......... gaat het compleet mis
Als de meeste gasten binnen zijn , druk in gesprek met elkaar, neemt de ‘vertegenwoordiger van het management' een microfoon in de hand (als je geluk hebt neemt hij op een verhoging plaats) en begint de de geanimeerd babbelende menigte om stilte te verzoeken. Dit lukt slechts na meerdere pogingen en met hulp van enkele sissende omstanders.
Men stopt het gesprek uit beleefdheid maar vindt het eigenlijk niet leuk. De spreker begint en na enkele minuten al begint het geroezemoes onder de gasten die het verst van de spreker verwijderd zijn. Herkent u de situatie? Hoe langer de spreker spreekt - ik denk nu aan meer dan ‘enkele minuten'- hoe dichter het geroezemoes bij de spreker komt, tot aan de eerste twee rijen direct rond de spreker (want zó onbeleefd zijn de eerste rijen natuurlijk niet).
Om een lang verhaal kort te maken, als eindelijk na zo'n 10 tot 15 minuten het applaus klinkt is iedereen gefrustreerd; de spreker, het management én de gasten. Jammer, jammer, jammer!

Hoe het ook kan
Om de doelstellingen te bereiken iedereen met een prettig gevoel weg te laten gaan, zou je ook het volgende kunnen doen.
Je ontvangt de gasten bij één van de conferentiezalen met koffie of thee. Aansluitend gaat het gezelschap de zaal in, waar de speeches plaatsvinden, gedurende maximaal 20-30 minuten. Vervolgens gaan we naar de receptie ruimte waar het geroezemoes in volle hevigheid kan losbarsten tot aan het einde van de receptie.
Conclusie: Iedereen heeft de aandacht gekregen die hij verdient, dan wel waar hij voor gekomen was.
En oh ja, vergeet niet het thema en de spreker kort toe te lichten in de uitnodiging.
Het is maar een idee voor een volgende gelegenheid.........

Vincent van Wulfen

De Motivator

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 15 Jan 2009 00:00:00 +0100

- Hé Peter, kom binnen. Wat is er, kerel? Je kijkt alsof je water ziet branden...
- Eh Jan.. Wel eh..
- Gaat het over morgen? Je gaat toch niet zeggen dat er een spreker is omgevallen?
- Toch wel, eh Jan. Inderdaad. Omgevallen.
- Sodeju. Wie is het?
- Van der Beuk.
- Nee. Dat meen je niet.
- Wel eh, ja. Nee. Nee, hij komt niet. Er is eh...
- Shit, Van der Beuk! "Hoe motiveer ik mijn medewerkers" gaat écht niet zonder Van der Beuk.
- Zijn vrouw belde net. Nou ja, vrouw. Ex-vrouw waarschijnlijk.
- Dit kan echt niet! Hij staat het meest prominent in het programma! Er zijn mensen die alleen om Van der Beuk komen. Motivation speech, sappige anekdotes, kleedkamerverhalen, voetbalhumor. En over hoe hij tijdens zijn voetballoopbaan telkens weer terugkwam op karakter. Voorbeeldfiguur Peter, ook voor jou en mij. Eerlijk gezegd kan me de rest van de dag gestolen worden. Van der Beuk, verdomme. Ik kan me niet voorstellen dat hij ons laat zitten.
- Nou ja, ze zei dus...
- Ze? Wie is ze?
- Zijn vrouw. Nou ja, ex vrouw waarschijnlijk. Hij is van de trap gevallen na een worsteling op de overloop.
- Van de trap gevallen?
- Ja, hij lag nog in zijn bed om half twaalf. Voor de tigste keer zei ze. Depri, zwarte gat na zijn carrière, dat hij daar zo'n moeite mee had, blablabla.
- Blablabla?
- Ja dat zei zij, blablabla. En dat hij zei dat het allemaal zo moeilijk was, aan haar zo weinig steun had maar wel aan zijn buurvrouw en toen was het hoge woord eruit. Slippertje, hij huilen...
- Huilen? Van der Beuk huilen?
- Ja en dat zij dat niet kon aanzien. Ze hebben een beetje staan trekken en duwen aan elkaar en hij is vervolgens van de trap afgelazerd. Had ook gedronken trouwens, zei ze. Nou ja, hij schijnt zijn been te hebben gebroken.
- Bel haar op.
- Wie?
- Zijn vrouw, of ex-vrouw whatever. Laat haar komen en een paar sappige verhalen vertellen, morgen. Over hoe het is om met zo'n vent te moeten leven. Levert een hoop publiciteit op. En bel RTL Boulevard.

Olaf Stomp

Olaf Stomp (45) is geboren op Curaçao, getogen in Groningen, waar hij ook Onderwijskunde heeft gestudeerd. Na zijn studie heeft hij afwisselend en vaak in combinatie gewerkt als voorlichter, communicatiemedewerker en journalist/tekstschrijver. Sinds 1999 werkt hij als freelance tekstschrijver. Daarnaast is hij hoofdredacteur van het tijdschrift SoziO, een vakblad voor sociale en pedagogische beroepen. SoziO wordt uitgegeven door uitgeverij SWP. Olaf is de auteur van 'Is dit workshop nr. 5; survivalgids voor de congresganger'.

De Beste Wensen Terrorist

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Mon, 05 Jan 2009 23:55:02 +0100

De eerste werkdag in het nieuwe jaar is altijd pure horror. Likkebaardend komt hij op je af: de Beste Wensen Terrorist (BWT). Stumpers die door het jaar naar je lopen te loeren en in week één hun kans grijpen. Je ruikt ze al op afstand. Klotsende oksels in muffe polyester overhemdjes. De kleffe zweethanden zuigen zich vast in de jouwe. Wanhopig probeer je de dichterbij komende baard met ontbijtresten te ontwijken. Helaas. Met een korte ruk aan je arm dringt hij je comfortzone binnen en drukt drie natte zoenen op je wangen. De beste wensen worden met een zure adem je neusgaten ingeslingerd. Braak! Voordat je het kwijl van je gelaat hebt gepoetst, komt nummer twee al aangeslopen. Afschuwelijk! Wat nou, gelukkig Nieuwjaar.

Wanhoop niet, er is een effectieve remedie tegen de Beste Wensen Terrorist, voor zowel op kantoor als tijdens recepties: je poot stijf houden. Letterlijk. Zodra je er eentje ontwaart, loop je kordaat met volledig gestrekte arm op ‘m af. Aanval is immers de beste verdediging. Als je ook maar voelt dat de BWT je comfortzone binnen wilt dringen, houd je je arm zo stijf als een plank, knijp je ‘m flink hard in de vingers, kijkt ‘m indringend in de ogen en roept met je allervriendelijkste glimlach: Jan jongen, de beste wensen, veel gezondheid en geluk, voor jou en de jouwen! Je sluit het geheel af met een harde klap op zijn bovenarm. Vervolgens laat je de Beste Wensen Terrorist los en draai je je op je hakken om, om de volgende BWT te elimineren. Heerlijk! Zo worden de eerste weken de beste die je kunt wensen!

Saskia Paulissen

Saskia Paulissen is acteur, schrijver en bovenal "flirtcoach". Na ruim 20 jaar ervaring opgebouwd te hebben in het bedrijfsleven als management assistent, intercedente en in sales en communicatie, koos zij voor haar echte passie: schrijven en acteren. www.saskiapaulissen.nl

Tien Flirttips voor bij de kerstborrel

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 17 Dec 2008 16:26:28 +0100

De laatste week voor Kerst borrelen we wat af. Proosten met vriendjes en vriendinnetjes van de netwerkclub, toosten met goede klanten en klinken met collega's. Een warm samenzijn ter afsluiting van een jaar zaken doen of samenwerken.
Soms wordt dit warm samenzijn echter iets te heet. Na een paar glazen champie verdwijnt het dunne laagje beschaafdheid als sneeuw voor de zon en nemen je natuurlijke instincten ongecontroleerd de overhand. Opeens sta je te dirty dancen met de partner van je beste klant, lal je tegen je directeur dat jij eigenlijk op zijn plek hoort te zitten of krijs je het hele Frans Bauer repertoire door de karaokemachine. Geloof me, 2009 wordt dan een heel zwaar jaar.
De Kerstborrel is, nuchter gezien, juist een ideaal moment om je zakelijke relaties te verstevigen. Daarom geef ik, als eindejaarsgeschenk, tien flirttips voor bij de borrel. Veel succes de komende week en je weet ‘t : flirt en geniet volop, maar drink met mate!

Saskia Paulissen

Tien Tips:

Weet van te voren waar je grenzen liggen en ga daar niet overheen.
Een Kerstborrel is een zakelijke aangelegenheid dus hou je kledingstijl ook zakelijk.
Zet je mobiel uit of, voor dringende gevallen, op zacht.
Zorg ervoor dat de eerste zinnen die je uitspreekt tijdens een eerste ontmoeting positief zijn (geen geklaag over files, collega's of hapjes)
Geef aandacht aan je gesprekspartner (dus niet gluren over schouders om te kijken of er interessantere mensen zijn).
Laat zien dat je luistert door middel van oogcontact en het geven van hoofdknikjes.
Geef je gesprekspartner de ruimte om zijn of haar verhaal te vertellen.
Geef af en toe een compliment om enthousiasme en betrokkenheid te laten zien.
Klaag niet en praat nooit negatief over anderen.
Praat vanuit passie voor je vak, daarmee raak je anderen.

Saskia Paulissen is acteur, schrijver en bovenal "flirtcoach". Na ruim 20 jaar ervaring opgebouwd te hebben in het bedrijfsleven als management assistent, intercedente en in sales en communicatie, koos zij voor haar echte passie: schrijven en acteren. www.saskiapaulissen.nl

De stoorzender

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 11 Dec 2008 13:08:26 +0100

Het zijn bijna altijd mannen. En je herkent ze direct. Aan de manier waarop ze zitten, bijvoorbeeld. Benen languit gestrekt - voor zover daar ruimte voor is, tussen de rijen stoelen. Ja, je herkent ze direct. Aan de manier waarop ze hun armen houden: strak gespannen over elkaar. ‘Zo, laat maar komen. Benieuwd wat voor onzin deze spreker mij op de mouw denkt te gaan spelden.' Dat is wat hun lichaamshouding uitdraagt tot wel drie rijen achter, naast en voor ze.

Over wie ik het heb? Over de congresganger die het beste valt te typeren met de naam stoorzender. U herkent de stoorzender, behalve aan eerder vermelde lichaamshouding, aan de hardop uitgesproken tussentijdse oordelen over de kwaliteit van de lezing. De stoorzender snakt daarbij nadrukkelijk naar bijval van de congresgangers die naast of in de buurt van hem zitten.

In de regel is het hardop uitgesproken commentaar van de stoorzender - het zal u niet verbazen - negatief geladen. ‘Wat een onzin', ‘flauwekul', ‘open deur', zijn enkel een paar voorbeelden van zijn kanttekeningen. Hoewel vaak fluisterend uitgesproken; zijn woorden ontgaan de congresgangers in zijn buurt niet. Vaak hoeft de stoorzender zich niet eens van woorden te bedienen. Duidelijk zichtbaar hoofdschudden vergezeld van zachtjes uitgestoten t-klanken door met zijn tong tegen zijn voortanden te klakken: ‘t-t-t-t-t-t-t‘. Het bommetje is gelegd.

Hoedt u voor de stoorzender! Mocht u naast hem komen te zitten en probeert hij u in een medestander te vinden, toont u zich dan Oost Indisch doof voor deze ondermijnende intrigant. Het is het beste wanneer u en anderen geen aandacht aan hem schenken. Gaat u er wel op in, dan bent u in zijn val getrapt.
Houdt u zich aan deze regel dan gaat zijn verbaal geuite ongenoegen langzaam over in zacht gemompel waarin u de toon herkent van iemand die zich een miskend genie waant. Dat zijn de laatste stuiptrekkingen want ten slotte blijft het stil. De stoorzender is uit de lucht en u kunt zich weer op de spreker concentreren.

Scherp in crisistijd

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Tue, 09 Dec 2008 00:00:00 +0100

De recessiegeluiden klinken luid en duidelijk, ook in de congressector. In paniek raken is echter zinloos. Bovendien, veel geplande meetings gaan gewoon door, evenals de boekingen voor 2010 en later. Als commercieel coach en trainer vraagt Wouter Olland zich af hoe organisatoren en congreslocaties handelen in crisistijd. PCO Jeannette Vrijenhoek-van Namen reageert.

Wouter: Wat betekent de economische dip volgens jou voor de congres- en meetingbranche?
Jeannette: Ik weet uit ervaring (de crises na de Golfoorlog 1991 en na 11 september 2001) dat het snelle aanpassing vergt. Organisatoren vragen flexibiliteit, creativiteit en betrokkenheid, want ze willen elke euro die ze uitgeven kunnen verantwoorden. Als locatie moet je heel alert zijn in je contacten met vaste boekers en zorgen dat het voor hen haalbaar en betaalbaar blijft.

Wouter: Ik neem aan dat de locaties extra scherp zijn, want elk congres, elke vergadering telt nu. In mijn trainingen hamer ik er altijd op dat je offferte-aanvragen snel en serieus moet afhandelen, of het nu om een bijeenkomst voor 500 deelnemers gaat of een vieruurs vergadering voor vijf mensen. En dat je vervolgens regelmatig contact opneemt met je potentiële klant.
Jeannette: Ik had bij drie grote hotels in Amsterdam een optie lopen voor een vierdaags congres met 350 deelnemers. Dan praat je over een paar ton omzet. Ze namen niet eens de moeite me te bellen om te vragen hoe het met die optie stond. Ja, nu de keuze op een andere locatie is gevallen, staat de telefoon roodgloeiend. Te laat, dus.

Wouter: Maar heb je het idee dat de locaties actiever worden nu het lastiger wordt reserveringen binnen te halen?
Jeannette: Actiever zeker. Ik word door extreem veel locaties gebeld, maar de meeste verzuimen om hun huiswerk te doen. Ze nodigen me uit om kennis te maken met de locatie, terwijl ik er al een congres geboekt heb. Of ze laten een stagiair of een nieuwe junior salesmanager bellen die totaal geen enkele instructie of begeleiding krijgt.

Wouter: Toch merk ik dat veel congres- en meetinglocaties beseffen dat ze aan de bak moeten. Laatst heb ik met een heel salesteam een dag potentiële conferentie boekers gebeld. Daarbij liepen we tegen een aanvraag aan voor 800 mensen, van een nieuwe klant die al een tijdje zocht naar een geschikte accommodatie maar die de locatie nog niet kende. Vaak neemt iemand van de directie deel aan dit soort acties. Een ‘lucky shot', zeker, maar als je niets doet, scoor je ook nooit.
Jeannette: Dat klopt en het initiatief moet van bovenaf komen, van de directie. Als die duidelijke instructies aan de uitvoerenden geeft, kun je tot iets goeds komen. Je beperkt zo de schade in tijden van crisis en als je het slim aanpakt grijp je de nieuwe kansen die alle onrust met zich meebrengt.

TIP 1
Neem congresorganisatoren serieus. Reageer vlot op offerte-aanvragen en geef daar ook een vervolg op. Houd contact met vaste boekers van meetings en bijeenkomsten. Laat van u horen, ook al levert het niet direct nieuwe reserveringen op. De aandacht wordt op prijs gesteld.

TIP 2
Toon de bereidheid mee te denken. Wees er op voorbereid dat boekers met een krapper budget moeten werken. Een andere invulling van lunch of diner kan bijvoorbeeld de kosten drukken, zonder dat u de culinaire kwaliteit aantast.
Denk dus creatief mee en zorg voor een transparante kostenopbouw.

TIP 3
Geef als directie/management het goede voorbeeld en doe mee aan salesacties. Bel zelf vaste klanten en potentiële nieuwe boekers. Dan hoort u ook wat daar leeft en met welke vragen bedrijven en organisatoren in deze lastige tijd komen.

TIP 4
Besef dat ieder telefoontje om informatie, een optie of een offerte business kan zijn. Ga daar actief mee om en zorg dat u goed voorbereid het gesprek aangaat. Verdiep u in de wensen en de achtergronden van de klant, doe je huiswerk gewoon goed.

Jeannette Vrijenhoek-van Namen is professional congress organiser (PCO).
Wouter Olland is commercieel coach - trainer voor hotels, theaters, congrescentra en evenementenlocaties.
Klik hier voor meer informatie van JvN Congres en Olland Marketing Solutions.

Crisis??? Zet in op de Vakbeurs i.p.v. de AEX

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Tue, 09 Dec 2008 00:00:00 +0100

Nu we met z'n allen eigenlijk helemaal niet weten wat er op ons af komt en tijden onzeker zijn is het best lastig om besluiten te nemen over strategie en de vertaling daarvan. Bedrijven zullen blijven bestaan en dat wat ze hebben moet uiteindelijk weer aan de man gebracht worden.

Eén ding is wel helder van wat zich nu allemaal afspeelt. Dagelijks wordt ons vertrouwen ernstig geschaad. Dat wat vast en robuust leek is blijkt drijfzand te zijn. En de ene na de andere adviseur geeft richting maar wel in een andere richting. Dus daar kunnen we ook al niet veel vertrouwen uit putten.

Uit eerdere recessies weten we dat iedereen direct de rem gaat zetten op investeringen en vooral op de zaken die geld lijken te kosten. Sales en alles wat daar bij hoort zit vaak in de vuurlinie. En hierbinnen zijn beurzen vaak helemaal een van de eerst zaken die sneuvelen. Want het is toch al z'n ongrijpbaar medium. Het kost veel en levert niks op hoor je maar al te vaak.

Waarom verdient de beurs als medium juist in deze tijden een betere behandeling? Als en een ding is waar het nu om gaat dan is het vertrouwen. Vertrouwen in bedrijven en mensen en andersom. De vakbeurs een net als de AEX een beurs maar een veel duidelijkere. Geen digitale weergave van waarde op papier maar mensen van vlees en bloed die je al of niet uit kunnen leggen waarom het goed voor je is om zaken met ze te doen.

Kijk haar een bedrijf en vergelijk het met de anderen die zich aanbieden en je kunt een gedegen oordeel vellen. Je kunt doorvragen en referenties checken. Waarom doen zijn huidige klanten eigenlijk zaken met hem? Dat alles geeft echt verifieerbaar vertrouwen.

Dan moeten ere wel 2 dingen gebeuren en dat is dat bezoekers blijven komen en exposanten blijven gaan. En de boodschap is dat de wereld toch doordraait en het een wetmatigheid is dat na deze shake-out er gewoon nog veel bedrijven zijn die door willen/kunnen en moeten.

Kom naar de beurs en niet op beursplein 5 maar naar europaplein of jaarbeursplein!

FLIRTCOACH?!

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 05 Nov 2008 22:32:28 +0100

Zakelijk flirten? Dat is toch strafbaar! Althans, dat was mijn eerste reactie toen ik over flirten op de werkvloer hoorde. Ik wist absoluut niet wat ik me daarbij voor moest stellen. En dat terwijl ik gevraagd werd om als rollenspelacteur te verschijnen tijdens een flirttraining. Om wat voor rollenspellen gaat het dan, vroeg ik aan de trainster, speeddaten bij de koffieautomaat, voetjevrijend vergaderen, sexy solliciteren? Nee, daar heeft het allemaal niets mee te maken, verzekerde flirtcoach Angelique van 't Riet mij. Het blijft allemaal keurig netjes.

Met enige scepsis accepteerde ik de opdracht. Ik nam me echter één ding voor: als ze aan me zitten, ga ik meppen en ben ik gelijk weg! Mijn angst bleek ongegrond. Zakelijk flirten had niets met sjansen te maken. Het is gewoon een ontzettend sympathieke, leuke manier van contact maken. Je gooit al je belemmeringen overboord en stapt onbevangen en speels de wereld tegemoet. Ik had de middag van mijn leven. Sterker nog, ik ben vanaf die dag zelf volop gaan flirten.

Angelique bleek een bloeiend flirtbedrijf te hebben, the Universal Flirting Academy, en ze kon wel een extra kracht gebruiken. Dus sinds een jaar prijkt een ongewone maar o zo leuke functienaam op mijn visitekaartje: Saskia Paulissen - flirtcoach. Aangenaam!

Bedankt voor de bloemen

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Mon, 03 Nov 2008 00:00:00 +0100

Naast een aanzienlijk honorarium of een boekenbon, afhankelijk van het budget van de congresorganisator, ontvangen sprekers bijna altijd een bos bloemen.
Op het podium aan het eind van de congresdag of congresochtend: in het zonnetje gezet als dank voor bewezen diensten, een handje van een charmante congreshostess én een prachtig boeket, net uit de emmer die al een tijdje in de coulissen stond.
Tja, daar staat hij dan, de spreker.

Hield hij zich tijdens zijn speech nog nonchalant en gerieflijk staande, gewend als hij is met de inhoud van zijn verhaal dat hij zo langzamerhand kan dromen, nu is alles anders. En hoe achteloos hij vanochtend de knopjes bediende bij het vertonen van de slides van zijn powerpointshow, nu voelt alles anders. Ongemakkelijk ineens dat klaterende applaus, de spotlichten en die bos bloemen die ineens in je handen gedrukt krijgt. Kaal en naakt, voelt hij zich.
Zal wel iets te maken hebben met onze calvinistische kaascultuur.

Nog erger wordt het voor de spreker als hij zich op weg naar huis spoedt. Nog naakter voelt hij zich dan met die bos bloemen in zijn hand. Hij is uit die vertrouwde context geduwd die vandaag zo behaaglijk was gaan voelen als een warme jas in de winter. Diverse congresgangers die hem hebben gecomplimenteerd, bevraagd, om zijn kaartje hebben gevraagd vanwege een volgend congres en ja ze zochten nog een goede spreker.

Maar nu staat hij buiten in het volle daglicht met onhandig in zijn handen die bos bloemen. Er passeren hem mensen die geen weet hebben van congressen en geen weet van de reputatie op zijn vakgebied. Hij is weer een gewone sterveling die onhandig staat te manoeuvreren met een koffertje en een bos bloemen. Snel zijn spullen in de auto en wegwezen. De lijdensweg van de treinreiziger onder de sprekers is langer. In een overvolle coupé je weg zien te vinden met die kwetsbare ruiker. Blikken van compassie.

Opgelucht is de spreker pas als hij bij aankomst thuis het knisperende cellofaan kan overhandigen aan zijn vrouw.

Olaf Stomp (45), geboren op Curaçao, getogen in Groningen, waar hij ook Onderwijskunde heeft gestudeerd. Na zijn studie heeft hij afwisselend en vaak in combinatie gewerkt als voorlichter, communicatiemedewerker en journalist/tekstschrijver. Sinds 1999 werkt hij als freelance tekstschrijver. Daarnaast is hij hoofdredacteur van het tijdschrift SoziO, een vakblad voor sociale en pedagogische beroepen. SoziO wordt uitgegeven door uitgeverij SWP.
Lees ook het interview met Olaf, naar aanleiding van zijn boek 'Is dit workshop nr. 5?'

Lees meer over het wel en wee van congresgangers in:
"Is dit workshop nummer 5; survivalgids voor de congresganger"

Amsterdam Anders

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Tue, 28 Oct 2008 00:00:00 +0100

Amsterdam is een van de populairste vergader-steden in Nederland. Ik geef toe het parkeren kost een paar centen en het vinden van hotelkamers is niet makkelijk, maar de ligging vlakbij Schiphol en een altijd bruisende stad maakt veel goed. Als organisator ben je er niet tegenwoordig met een goede vergader-, eet- en slaapplek voor je gasten. Men wil ook vermaakt worden en liefst op een unieke wijze. Een rondvaart is leuk, maar niet ieder jaar! Grote vraag blijft doen we de activiteit alleen binnen of wagen we ons ook buiten?

Omdat het weer in ons land net zo veranderlijk is als de AEX en een evenement altijd moet slagen hebben wij als organisatiebureau hier goed op ingespeeld. Wij organiseren namelijk interieur- en tuinen-rondleidingen door grachtenpanden in de binnenstad. Verrassend afwisselende interieurs van 17e eeuws VOC tot hip van top-designers. De achterliggende grachtentuinen zijn een van de onbekendste oases van de stad, en een heerlijke plek voor een drankje. Sinds 1999 verwelkomen we mensen uit alle landen en dat vraagt soms om creatieve aanpassingen.

Zo wilde een groep Zweedse managers van Ikea na een zware vergadering wel een frisse avondwandeling langs de grachten. Het was nog net geen hartje winter, toch waren de heren slechts gekleed in overhemd. Na een uurtje moesten ze toch echt toegeven dat ze het nu wel fris genoeg hadden. De snel ingelaste interieurs die niet op het programma stonden vonden ze geweldig!

Maar andersom kan het ook. Na een bijna verregende zomer, brak eindelijk een mooie zonnig dag aan. Een groep chique internationale zakenvrouwen zouden na een rondleiding gaan lunchen op een toplocatie aan de Herengracht waar ook een grachtentuin was. Wij hadden dus een lunch buiten in de tuin geregeld met parasols. Iedereen was blij, nou bijna iedereen. Een aantal vrouwen uit Italie en de Emiraten vonden de zon erg slecht voor de huid en wilden perse binnen lunchen! Mensen hebben wel vaker onverwachte wensen. Zo is het Red Light District en de coffeeshop populairder dan wij denken, al was het maar uit nieuwsgierigheid. Zo had ik eens 2 oudere ogenschijnlijk conservatieve Amerikaanse echtparen die ik na een prive-rondleiding terugbracht naar hun veilige 5 sterrenhotel. Bij het afscheid vroegen ze mij enigzins timide als ondeugende kinderen waar de beste coffeeshop te vinden was. Ze wilden op de laatste avond in Amsterdam in hun hotelkamer nog (ouderwets?) stoned worden 'like a local Amsterdammer'. Mijn laatste tip maakte misschien hun bezoek aan de stad van Rembrandt pas compleet!

Andre Ancion is directeur en oprichter van organisatie bureau Urban Home & Garden Tours, dat bedrijfs- en familie-uitjes en lezingen op het gebied van architectuur, interieurs- en tuinkunst verzorgt. www.uhgt.nl

Verkopen is een vies woord

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 20 Aug 2008 00:00:00 +0100

Toen mijn logo en dus ook naam nog relatief nieuw waren en ik dus apetrots was op mijn uiting stond ik eens op een kick off bij VNU-Exhibitions. Een oudere heer met duidelijk zijn assistente komen langs en verwonderen zich over de naam. En wel in positieve zin. ….En nee het is geen zout en peper mijnheer. Trots schiet ik ze aan op een open manier.

Aaaaah zegt de oudere man…..Dat is een verkoper…… En hij keek alsof hij een wereldontdekking gedaan had. Ja vertelde ik hem dat klopt en ik ben ook eigenaar van deze winkel en als ik niet verkoop zou ik niet bestaan. Snel krabbelde hij terug toen hij zag dat ook zijn assistente in de lach schoot en hij riep uit..Ik bedoel er ook niets mee.

Toch raakte deze man een echt punt. Verkopen of verkopers zijn vaak wat besmuikte termen. In bijna 60 % van de gevallen hoor ik bij lezingen of trainingen dat je op een beurs niets verkoopt. Verkopen doe je op de markt of in een auto/meubel of keukenzaak.

Daar ben ik het dus fundamenteel mee oneens. Je verkoopt altijd en iedereen heeft zijn rol. Ook op de beurs. Tja, er zijn beurzen waar echt orders geschreven worden op of onder de tafel. En dat is het meest zichtbare. Maar ook het scoren van een afspraak is een vorm van verkoop. En dat is waar het wel vaak over gaat. 95% van de mensen die ik beroepshalve tref gaan hier voor.

Waarom dan toch die schaamte voor het woord en de acties? Gewoon omdat verkopen en zeker pro-actief standwerken lastig is. Als je dus ontkent dat het verkoop is hoef je ook niks te doen.

Dus vraag ik me altijd af als ik op een gemiddelde beurs weer honderden mannen en vrouwen in pakken zie: Wat zouden zij voor baan hebben…..Verkoper????

Han Leenhouts
Han Leenhouts (1963) is directeur van Sales & Pepper. Na zijn studie Commerciële Economie aan de HES te Rotterdam heeft hij bij diverse bedrijven in sales gewerkt. Sinds 2002 is Leenhouts actief als zelfstandig ondernemer in beurstrainingen. Leenhouts heeft aan de basis gestaan van de opleiding ‘Beurzen en Tentoonstellingen' van het SRM te Amsterdam, is trainer bij het SRM en columnist voor de Expovisie. Verder is Leenhouts sinds 2007 een vast gast in het programma Beurslife van RTL en de Rai.

Congresbestemming: Vegas of Veluwe?

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Sat, 16 Aug 2008 00:00:00 +0100

Grote kans dat u wel eens naar een congres gaat. Grote kans ook dat u dat leuk vindt. Er bestaat zelfs een grote kans dat u helemaal niet naar zo'n congres zou gaan als het niet zo leuk was. Wat maakt een congres nou eigenlijk zo leuk? Het onderwerp is dat hoogst waarschijnlijk niet. De mensen dan, het netwerken?

Misschien. Maar de grootste aantrekkingskracht is - geef het maar toe - de plek waar het congres wordt gehouden. Als de keus ligt tussen een bloedinteressant congres in een driesterren Holiday Inn op de Veluwe of een zo-zo-la-la onderwerp in het zessterrenhotel Burj al Arab in Dubai, weet ik wel wat de meesten zullen kiezen.
Geen wonder dat de congreswereld steeds exotischer plekken uitzoekt. Geen wonder ook dat steden zich in allerlei bochten draaien om deze lucratieve tak van de reiswereld naar zich toe te trekken. Het is een kwestie van lobbyen en vooral van veel investeren. Steden hebben er honderden miljoenen euro's voor over - soms zelfs miljarden - om hun stad hiervoor zo aantrekkelijk mogelijk te maken.

Lees het volledige artikel op ManagementScope

Auteur: Yvo Weyel is scopist/columnist bij het management zakenblad ManagementScope

POLL: Gekoppeld aan het artikel van Yvo Weyel hield managementscope ook een poll onder de lezers, met als stelling: Het thema is niet alleen bepalend voor het wel of niet bezoeken van een congres

De Resultaten tussen haakje het aantal uitgebrachte stemmen Eens, de locatie moet ook aantrekkelijk zijn 14% (13) Eens, de bezoekers moeten ook interessant zijn, handig voor mijn netwerk 12% (11) Oneens, een congres bezoeken kost veel tijd, alleen als ik er qua onderwerp iets van opsteek is het interessant 17% (16) Oneens, het is geen snoepreisje 57% (52) Totaal aantal stemmen: 92

De zes grootste beursfouten

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 15 May 2008 00:00:00 +0100

Aan ondernemersbeurzen geen gebrek in Nederland. Maar wat doet u op die stand? Veel ondernemers gaan om de verkeerde redenen naar de beursvloer. De zes grootste beursfouten:

Internet zou marktmodellen op zijn kop zetten. Jaren na de dot-com crash blijven de gevolgen beperkt. Neem de beursvloer. Internet zou het organiseren van beurzen overbodig maken, nu het stof is neergedaald blijkt die angst weinig rechtvaardig. Mensen doen toch graag zaken met mensen.

Niet internet maar de belabberde infrastructuur in Nederland zorgt voor dreiging. We willen wel naar de beurs maar kunnen we haast niet komen. Met het OV of met de auto blijft het een probleem. En ben je er dan eindelijk staat er weer zo’n gast met reflecterende jas je hoofdschuddend op te wachten om je te melden dat je toch echt ergens anders moet parkeren.

Maar ook op de beurs gaat er veel fout. Wat zijn veelgemaakt fouten of denkbeelden over beurzen?

1) We gaan omdat de concurrentie gaat.
Als we er niet zijn gaat het niet goed of zijn we failliet! Als je het zo leest lijkt het voor de hand te liggen dat dit niet het beste argument voor deelname is. Toch doen veel bedrijven op basis van dit uitgangspunt mee. Geen twijfel overigens over het resultaat als dit je uitgangspunt is.

2) Geen plan, geen keuze, geen focus
We gaan voor nieuwe klanten en we hebben een nieuw product en we willen ook meer doen bij bestaande relaties … kunt u het nog volgen. Vaak willen we alles op een beurs en krijgen we dus niks. Elk van de bovengenoemde drie situaties vereist een andere aanpak van de beursdeelname. Nieuwe klanten zoeken is werken op lokatie en bij bestaande heb je ze tevoren al lang uitgenodigd.

3) Te veel spullen mee
Stands die er uit zien als een winkel van sinkel. Echt alles is mee. We zouden eens een vraag krijgen over een bepaald onderwerp? Veel producten en diensten met al hun claims geeft het volgende effect. Stap met vijf man op iemand af en stel je allemaal tegelijk voor. Vraag daarna aan de diegene met wie hij van doen heeft.

4) USP's i.p.v. UBR's gebruiken
Het lijkt voor de hand te liggen dat we uitgaan van de klant. Maar op de eerste vergadering over de beursdeelname is de hamvaag wat gaan we laten zien? Wat is er nieuw? Op zoek naar onze USP’s. En dat terwijl klanten in hun zucht naar vertrouwen op zoek zijn naar de argumenten van eerdere kopers van je product of dienst - zij die eerder redenen hebben gezien om u een opdracht te geven. Ga uit van de UBR, de Unique Buying Reason. Als je weet wat de klant zoekt laat dat dan zien.

5) Slechte standbemanning
Je loopt langs en ze zien je niet, Je loopt langs en ze zien je wel maar doen niets, Je staat stil en ze... En als ze dan contact maken gaan ze uitgebreid over zichzelf en het bedrijf vertellen. Als alles klopt in de voorbereiding qua stand en promotie kan het nog gruwelijk mis gaan. De frontsoldaten moeten het wel afmaken.

6) Geen follow up
Vraag aan een groep exposanten zo'n 3 maanden voor de beurs hoeveel mensen er eigenlijk aan follow up doen in beurzenland. Steevast is dan het antwoord: 20 tot 30 procent. Dat is vreemd. Duizenden euro’s inverteren in de beurs en dan met het eerste resultaat niets doen. Te veel ondernemers pakken na een beurs weer snel het reguliere werk op.

Han Leenhouts

Han Leenhouts (1963) is directeur van Sales & Pepper. Na zijn studie Commerciële Economie aan de HES te Rotterdam heeft hij bij diverse bedrijven in sales gewerkt. Sinds 2002 is Leenhouts actief als zelfstandig ondernemer in beurstrainingen. Leenhouts heeft aan de basis gestaan van de opleiding ‘Beurzen en Tentoonstellingen' van het SRM te Amsterdam, is trainer bij het SRM en columnist voor de Expovisie. Verder is Leenhouts sinds 2007 een vast gast in het programma Beurslife van RTL en de Rai.

Haal de angel uit je eigen klanten evenement

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 15 May 2008 00:00:00 +0100

Een eigen evenement, zonder dat de concurrentie om de hoek staat, is natuurlijk aantrekkelijker dan een beurs. Er zijn bedrijven die zich om die reden terugtrekken van een beurs en eigen evenementen gaan organiseren. En als het dan geweest is…was het dan echt zoveel aantrekkelijker?

De klanten hebben het leuk gehad en er is een enorme bijdrage aan de feel-good geleverd omtrent het bedrijf. Maar de hamvraag is …………..gaan we nog wat verkopen uiteindelijk? En dat laatste is een beladen term…..VERKOPEN. Je gaat toch niet zitten verkopen op een dergelijk evenement als of het een soort tell-sell is? Vroeger kon je ook met de bus naar een mooie stad en onderweg volgde dan een demo van zaken die je niet nodig had maar toch maar kocht omdat je jezelf toch een soort verplicht voelde. Hier was de bedoeling vooraf in ieder geval duidelijk. Rondom verkopen hangt, zeker bij bedrijfsevenementen, nog altijd een soort gene.

En dan de bezoeker van een klanten evenement. Die kent het verhaal van de bus ook en zit eigenlijk te wachten op : “Het Verkoopmoment” . Echt dat snapt de klant ook wel. Je hebt dus aan de ene kant het merendeel van de accountmanagers van het bedrijf, dat schroom heeft om voor de verkoopintentie uit te komen. Aan de andere kant heb je de klant die het wel verwacht.

Haal de angel uit je klanten evenement door gewoon eerlijk te zijn over je intenties. Men verwacht het toch. Je creeert door eerlijk te zijn direct een open sfeer waarin echte deals tot stand kunnen komen. En je mag ook als ontvangende partij op zoek gaan naar die deal. Dat is net als bij een beurs de regel van het spel.

Dus als een klant je luchtig vraagt : wanneer komt het verkoopmoment zeg dan dat het er zo aankomt en kruip niet in je schulp met de opmerking: ‘Nee nee het is hier alleen voor de gezelligheid.’ Of nog beter: geef gewoon bij de introductie van de dag aan op welk moment of in welke omstandigheid de klant het verkoopmoment kan verwachten.

Iedereen weet wat de bedoeling is dus handel er gewoon naar.

Han Leenhouts

www.locatieszoeken.nl

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Thu, 01 May 2008 00:00:00 +0100

PCO’s en meetingplanners speuren dagelijks via internet naar geschikte locaties voor congressen, evenementen, vergaderingen en trainingen. Maar hoe zoeken ze anno 2008? Wat verwachten ze van een website van een accommodatie? Als sales- en marketingadviseur voor congreshotels wil Wouter Olland er alles van weten. PCO Jeannette Vrijenhoek-van Namen geeft antwoord op zijn vragen.

Wouter: Hoe begin jij je zoektocht naar de perfecte locatie voor een evenement?
Jeannette: Eerst wil ik van mijn opdrachtgever weten wat de doelstellingen van de bijeenkomst zijn, hoe de doelgroep eruit ziet, naar welke regio de voorkeur uitgaat, hoe groot het gezelschap is en welk kwaliteitsniveau wordt gewenst. Die antwoorden vormen mijn eerste ‘zoekcriteria’.

Wouter: Welke rol speelt internet tijdens jouw speurtocht?
Jeannette: Door mijn jarenlange ervaring ken ik veel locaties persoonlijk, maar toch maak ik intensief gebruik van internet. Vooral om praktische informatie te verzamelen en een eerste indruk te krijgen van accommodaties die ik niet ken.

Wouter: En wat hoop je dan op de website van een congrescentrum of hotel aan te treffen?
Jeannette: Naast de feitelijke gegevens (aantal en omvang van zalen, mogelijke indelingen, parkeerruimte, a/v apparatuur etc.) zie ik graag driedimensionale filmpjes. Die stellen je vaak in staat om een goed en compleet beeld te vormen. Foto’s laten meestal alleen maar de mooiste zalen en hotelkamers zien.

Wouter: Waar stoor je je het meeste aan op websites als je een locatie zoekt?
Jeannette: Aan te trage en aan onoverzichtelijke sites. De gegevens moeten snel op het scherm verschijnen en gemakkelijk te vinden zijn. Soms zie je dat de informatie voor leisuregasten en zakelijke boekers door elkaar staat, dan verdwaal ik op een site. In het beste geval pak ik dan de telefoon, maar regelmatig haak ik ook af.

Wouter: Welke ontwikkelingen zie je op de sites van accommodaties?
Jeannette: De voorlopers maken gebruik van software die het mogelijk maakt om meteen de beschikbaarheid van zalen te checken, zoals bij hotelkamers. Ze geven je ook een prijsindicatie en suggesties voor de catering en voor sportieve of culturele activiteiten, zoals op de website van Woudschoten Conferentiecentrum bijvoorbeeld. Bij sommige kun je ook zelf spelen met de zaalindeling, zodat je ziet welke opties er zijn. Opmerkelijk is ook de Meeting Matrix Software, waar bijvoorbeeld Okura gebruik van maakt om potentiële boekers in 3D te laten zien hoe een zaal er bij een gewenste opstelling uit gaan zien.

Wouter: Dus jij hoeft straks de deur niet meer uit om een locatie vast te leggen?
Jeannette: Absoluut wel! Ik gebruik internet als handig en snel hulpmiddel bij de voorselectie van locaties. Dat scheelt mij veel tijd en kilometers. Maar ik ga er altijd heen, want ik wil een locatie met eigen ogen zien. Het persoonlijke contact bepaalt uiteindelijk of ik zaken doe met een accommodatie. En daar gaat het nog wel eens mis, want het ontbreekt regelmatig aan aandacht en gastvriendelijkheid. En dat doet zelfs aan de allerbeste website afbreuk.

TIP 1
Zorg voor een snelle, heldere website waar de praktische informatie voor zakelijke ontmoetingen uitgebreid vermeld staat. Maak duidelijk welke faciliteiten u te bieden heeft: omvang, kwaliteit en flexibiliteit. Scheid de zakelijke informatie van gegevens voor leisuregasten.

TIP 2
Maak gebruik van de 3D-techniek om uw bedrijf op uw website in beeld te brengen. Met filmpjes neemt u de mogelijke boeker aan de hand mee door uw accommodatie. Een optie om de beschikbaarheid van zalen te checken wordt zeer op prijs gesteld.

TIP 3
Geef duidelijk aan welke (extra) faciliteiten u kunt bieden op het gebied van catering, overnachting en ontspanning. Zowel in en rond uw eigen bedrijf, als in de omgeving.

TIP 4
Zie uw website als hulpmiddel om professionele organisatoren van dienst te zijn. Uiteindelijk bepaalt het persoonlijke contact en uw gastvrijheid of een bijeenkomst bij u geboekt wordt. Besteed daar dus heel veel aandacht aan!

* Jeannette Vrijenhoek-van Namen is professional congress organiser (PCO), www.jvncongress.nl
* Wouter Olland is zelfstandig adviseur voor hotels, theaters, congrescentra en evenementenlocaties, www.ollandmarketing.nl

Klik hier voor de profielen van JvN Congres en Olland Marketing Solutions op CongresWereld

Welkom in de revue van de revenue

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Fri, 12 Oct 2007 00:00:00 +0100

Wie vroeg een vliegretourtje Berlijn boekt, is goedkoop uit. Wie tijdens een groot internationaal congres in een Amsterdams zakenhotel wil overnachten, betaalt de hoofdprijs. Revenue management heet dit verschijnsel, dat hoteliers in vaktaal ‘yielden’ noemen. PCO Jeannette Vrijenhoek-van Namen merkt dat het ook steeds vaker opduikt bij het afhuren van congresruimten en eventlocaties. Ze gaat op de koffie bij revenue-expert Wouter Olland.

Jeannette: Wat houdt revenue management nou precies in?
Wouter: Eigenlijk heel simpel: op het juiste moment de juiste prijs vragen voor je vliegticket, hotelkamer of banquetingzaal. Kijk, je kunt een vliegtuigstoel, een hotelbed of een conferentieruimte op een dag maar één keer verkopen. Daar wil je de beste prijs voor. En dat is de prijs die de boeker op het moment van reserveren bereid is maximaal te betalen.

Jeannette: De beste prijs? Je bedoelt: de hoogste!
Wouter: Nee, zo werkt het niet, want de KLM wil niet met een halfvol vliegtuig opstijgen, een hotelier baalt van een lage bezetting en lege zalen leveren de directeur van een congreslocatie geen omzet.

Jeannette: Maar maanden of zelfs een jaar tevoren een prijs bepalen is toch puur natte vingerwerk?
Wouter: Als je het goed doet absoluut niet. Neem de hotellerie als voorbeeld. Jij wilt in maart 2008 voor drie dagen een zaal voor 80 personen huren en twintig kamers boeken. Dan bekijken ze de cijfers van maart van de afgelopen jaren en halen de agenda 2008 voor congressen en evenementen erbij. Op basis van die gegevens doen ze je een prijsvoorstel. Verwachten ze grote drukte, dan betaal je meer. Belooft het een rustige maand te worden, dan daalt de prijs.

Jeannette: Hoe krijg ik daar als meetingplanner een vinger achter? Want als ik er naar vraag, doen hotels en accommodaties er vaak zo geheimzinnig over. Ik zit al 26 jaar in het vak, maar nog geen enkele locatie heeft het mij goed uitgelegd.
Wouter: Ja, ik herken dat, maar is die geheimzinnigheid ook niet een beetje de eigen schuld van meetingplanners? Die plaatsen overal maar opties en houden locaties lang aan het lijntje. Als beide partijen professioneel te werk gaan, adviseer ik altijd om open en eerlijk aan te geven hoe een prijskaartje tot stand komt. Zeker als een meetingplanner regelmatig conferenties of evenementen bij je organiseert.

Jeannette: Weet je waarom we meerdere opties plaatsen? Omdat het, zeker op de kortere termijn, heel lastig is om geschikte ruimte te vinden die past binnen de wensen en het budget van de opdrachtgever. Ik kom steeds meer terecht bij alternatieve locaties als pakhuizen en oude fabrieken. Als ik te horen krijg dat ik ‘tweede optant’ ben, zoek ik verder, dat is toch logisch?
Wouter: “Zeker, maar daarom is het van beide kanten zo belangrijk het gesprek aan te gaan. De locatie wil zijn omzet en rendement halen, maar staar je niet blind op de cijfers, geef ik locaties vaak mee. Als een zeer regelmatige boeker met een lastig verzoek komt, probeer dan toch een oplossing te bieden. Stel dat je volgens je revenue-berekeningen voor een meeting met tweehonderd gasten €80 p.p. zou moeten vragen, maar de planner heeft maar een budget van €60. Met een beetje flexibiliteit kom je misschien op €70 uit. Opdrachtgever tevreden, locatie tevreden. Ook dat is revenue management.”

TIP 1
Voer als meetingplanners en locaties open gesprekken. Praat over externe invloeden (tijd van het jaar, andere events) op totstandkoming van het prijskaartje. Locaties: ga niet zo nonchalant om met vaste boekers; geef ze extra aandacht en zoek oplossingen.

TIP 2
Reserveer vroeger. Als je bijvoorbeeld ruimte moet huren voor een serie trainingen, ga dan zo vroeg mogelijk met de locatie in gesprek over prijzen en data. Vaak betaal je minder en je kunt nog gemakkelijker met data schuiven.

TIP 3
Bespreek met locaties de optie voor een contract voor een langer dan een jaar en kijk daarbij ook naar minder drukke periodes in de markt. Overweeg eens een weekendconferentie in het ‘groen’; locaties bieden dan lagere tarieven en soms ook exclusiviteit.

TIP 4
Voor locaties: ga eerder met je relaties rond de tafel om het volgende seizoen of jaar met elkaar af te stemmen. Bied meeting planners concrete voordelen als deze bereid zijn in minder drukke periodes te boeken.

Jeannette Vrijenhoek-van Namen is professional congress organiser (PCO), www.jvncongress.nl

Wouter Olland is zelfstandig adviseur voor hotels, theaters, congrescentra en evenementenlocaties, www.ollandmarketing.nl

Klik hier voor de profielen van JvN Congres en Olland Marketing Solutions op CongresWereld

Procurement / inkoop � wat en hoe?

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 22 Aug 2007 00:00:00 +0100

Hoe meer kamers ik inkoop hoe lager de prijs toch wordt? De buurman om de hoek regelt dat event voor de helft van de prijs dus dat moet bij jullie toch ook een stuk goedkoper kunnen? Als jullie nou eens al je meetings op dezelfde locatie houden dan kan de prijs zeker met 50% omlaag, toch?

Door globalisering, de noodzaak voor kostenverlaging en procesoptimalisatie zien we dat zowel aanbieders als meeting/event organisers steeds meer te maken krijgen met de afdeling procurement of inkoop van bedrijven. Zij worden verantwoordelijk voor het inkoop proces van alle aan meetings/events gerelateerde activiteiten. Dit resulteert in veranderingen voor alle betrokken partijen. Meeting/event planners worden gestuurd naar preferente suppliers i.p.v. een vrije keuze. Suppliers worden gehouden aan contracten met een service level agreement, bonus-malus en inkopers moeten weten dat inkoop van services en aan de meetings industrie gerelateerde zaken heel anders zijn dan pennen en potloden.

Eerst even de definities
Als we de woordenboeken er op na slaan krijgen we de volgende omschrijvingen:
Procurement (Eng): To obtain especially by effort or careful attention
Procureren: Voor iemand anders verkrijgen, verschaffen
Inkopen: Het voor zich kopen, aanschaffen

Slaan we de moderne bronnen er op na, dan vinden we de volgende definitie van procurement/inkoop op het internet:
Vrijwel alle organisatie's hebben medewerkers die belast zijn met inkoop. De inkoper verwerft goederen en diensten bij externe leveranciers. Inkoop is onderverdeeld in strategische en tactische inkoop. Bij strategische inkoop wordt een keuze gemaakt welke leverancier de goederen of diensten mag leveren tegen welke prijs en inkoopvoorwaarden. Bij tactische inkoop worden bestellingen gedaan van bekende producten en diensten die binnen een raam contract vallen.

Procurement mensen - wie zijn ze en wat willen ze?
Procurement is een beroep met een grote toegevoegde waarde in het realiseren van besparingen in de uitgaven en verbeteren van de inkoop processen. Echter, ook deze specialisten moeten zich realiseren dat - waar bij vaste goederen vaak de laagste prijs nog bepalend is - voor diensten meer criteria bekeken moeten worden, zoals kosten, service, proces, kwaliteit en Return On Investment, voordat men kan bepalen welke aanbieder de opdracht krijgt.
Is er verschil tussen inkoop en procurement? Over het algemeen is men van mening dat procurement veel verder gaat dan alleen inkoop. Bij inkoop kijkt men eigenlijk alleen naar de prijs en bij procurement meer naar het totale plaatje ofwel optimale prijs/service verhouding.

Waar is een inkoper op gericht?
- Automatisering, optimalisering van het inkoop proces, centralisering van data om zo betere contracten te kunnen realiseren
- Goed en evenwichtig inkoop proces aan de hand van tevoren opgestelde criteria aangeleverd door de interne opdrachtgevers (stakeholders) en vast richtlijnen
- Een goede verkenning van de markt, welke aanbieders zijn er, zodat er meerdere Requests For Proposal (offerte-aanvragen) uitgestuurd kunnen worden maar ook weer niet teveel. Geen ‘gunnen’ zoals toch veel gebeurt in onze branche
- Goede offerte vergelijking (appels met appels ipv. appels met peren)
- Onderhandelingen op een objectieve basis zodat een optimale prijs/service verhouding bereikt wordt. Een planner wil nog wel eens service of keuze van locatie verkiezen boven prijs
- Leveranciersmanagement d.w.z. wordt datgene geleverd wat afgesproken is. Een evaluatie om te bepalen of met dezelfde leverancier weer een nieuw contract wordt onderhandeld of niet. Als inkoop centraal wordt aangestuurd komen fouten, slechte service etc ook eerder aan het licht
- Selectie leveranciers en waar mogelijk zelfs een keuze voor een beperkt aantal preferente leveranciers. Bijvoorbeeld minder hotels voor meer events/meetings. Dat kan gunstig zijn om annuleringskosten te beperken (je kan dan vaak nog te plannen meetings/events gebruiken ter compensatie van geannuleerde projecten)
- Periodieke analyse van de leveranciers en markt (moet er bijvoorbeeld een nieuwe RFP-procedure gestart worden in het geval van preferente leveranciers)
- Kennis van automatiserings processen op inkooptechnisch gebied om te kunnen bepalen of voor bepaalde diensten ook bijvoorbeeld on-line auctions (veilingen) gehouden kunnen worden
- Analyse van alle kosten en data om naar een beter inkoopproces te komen. Kunnen we bepaalde services uitbesteden (outsourcen), of het aantal leveranciers beperken, zonder al te veel concessie te moeten doen aan service en flexibiliteit.

Vaak hoor ik dat de partijen (inkoop/procurement, meeting planner en leverancier) op nogal gespannen voet met elkaar leven. Enkele voorbeelden:
- Zo voelt de meeting/event planner zich beperkt in keuze, want de inkoper heeft minder kennis van de markt dan nodig is en begrijpt niet wat de planner wil.
- De supplier ziet zich gebonden aan allerlei beperkende contract voorwaarden, die nu ook vanuit de opdrachtgever komen en niet alleen door de supplier worden opgesteld (denk aan de annuleringsvoorwaarden van hotels).
- De inkoper ziet dat er veel ‘savings’ te behalen zijn als er wat beter en gerichter kan worden ingekocht, maar krijgt geen medewerking en er wordt buiten de contracten omgeboekt.
Het is daarom belangrijk dat men gezamenlijk tot een goed inkoopbeleid komt, waarin afspraken gemaakt worden die ook werkelijk uitgevoerd worden. Partijen die naar elkaar luisteren en van elkaar leren. Maar nog belangrijker is het om te communiceren.
“It’s a team effort”.

Enkele tips:
- Leer elkaars termen en processen kennen dan weet je waar iemand het over heeft
- Evalueer de interne processen en welke werkwijze het beste bij het bedrijf past
- Wat willen we, hoe willen we het en wat is realiseerbaar
- Creëer partnerships zowel intern als extern
- Stel voor grote projecten een team samen van opdrachtgever, uitvoerder en inkoper
- Communiceer duidelijk wat je wilt zowel intern als extern

Birgit Roeterdink, CMM - Director Global Travel Procurement, NV Organon
Na haar studie aan het NHTV in Breda heeft Birgit Roeterdink voor diverse bedrijven in de toeristische sector gewerkt. In 1985 trad ze in dienst bij het farmaceutisch bedrijf Organon NV als Meeting Planner, waarna zij in de rol van Guest Relations & Travel Manager het volledige meeting én travel management onder haar hoede kreeg. Tegenwoordig is zij Director Global Travel Procurement, een functie waarin zij wereldwijd verantwoordelijk is voor de strategische procurement met betrekking tot travel en meetings.
Birgit is lid van Meeting Professionals International (MPI), waarvoor zij onder andere President van de Nederlandse Chapter en lid van de European Council was en voorzitter was van de host committee van het Europese MPI congres in Amsterdam in 2000. Sinds enige tijd is zij gevraagd zitting te nemen in MPI’s Corporate Circle of Excellence.

Wilt u reageren op deze column? Stuur uw reactie per email naar redactie@congreswereld.nl

Hotel directeuren van Nederland: Oh, Oh, Oh, wat zijn uw sales medewerkers toch KLANTVRIENDELIJK

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 27 Jun 2007 00:00:00 +0100

Een waarschuwing vooraf: u kunt mij niet aansprakelijk stellen voor enige psychische of fysieke schade die u na het lezen van deze column hebt opgelopen.

Vanuit het CLC (Centrum voor Life Communication - dé brancheorganisatie voor bedrijven die organiseren, accommoderen en faciliteren in de congres- en tentoonstellingsbranche) is enige tijd geleden een tender ten behoeve van een cursus van 2 dagen voor 30 personen verzonden naar alle leden van de groep accommoderen.

De tender bevatte zeer gedetailleerde informatie over de doelgroep. Een cursus van Professionals door Professionals die zich binnen wetenschap, overheid en bedrijfsleven bezig houden met de organisatie van allerlei soorten nationale en internationale EXTERNE bijeenkomsten. Met andere woorden: Er komen 30 KLANTEN naar uw hotel!!

Tevens in de informatie: Het verloop van de twee dagen van uur tot uur met daarbij wat er ge- en verbruikt wordt, de zaalbehoefte en -opstelling, aantal personen, verzoek aan te geven of reservering van de overnachting van de cursisten individueel kan geschieden, of optie tot 14 dagen vooraf mogelijk is (“wij zullen u per week vanaf september op de hoogte houden van de stand van zaken”), ligging, bereikbaarheid, etc. Drie pagina’s informatie om een zo exact mogelijk offerte te kunnen uitbrengen.
En - we zijn en blijven tenslotte Nederlanders - dus prijs is ook een belangrijk element binnen de beslissingsprocedure!

So far so good.

Via email worden vervolgens 11 offertes ontvangen, in omvang variërend van 2 tot maar liefst 45 pagina’s! Na een noodkreet van het CLC bureau (dit kost ons minimaal een dag om een vergelijking te maken) heb ik aangeboden - in mijn functie als voorzitter van het docententeam - zelf de vergelijking te maken, met behulp van één van mijn mede-docenten. Op dat moment met de gedachte van “het zal wel meevallen, het zijn allemaal 4 en 5 sterren hotels”.

Nou, het viel helemaal niet mee, in tegendeel zelfs. Na 1½ uur lang de offertes te hebben doorgenomen, redelijk globaal wel te verstaan, keken wij elkaar aan met een blik van verbijstering.
Bij zegge en schrijven VIER offertes wisten we wat we waarvoor moesten betalen. Wat is de overnachting prijs, wat zijn de kosten voor food en beverage en wat gaan we betalen voor de zaalhuur/technische apparatuur en flipovers. Bij de andere 7 offertes zou het met de nodige tijd, rekenkunde en vooral interpretatie mogelijk zijn geweest om tot een antwoord te komen. Nogmaals: “mogelijk”.

Veel Algemene Voorwaarden, kleine letters, opsomming van alle faciliteiten, diner suggesties tot € 110 p.p. en borrel voorstellen etc. Ik weet nu precies hoeveel parkeerplaatsen de meeste hotels hebben. Optie data variëren van 31 mei (sluitingsdatum van de tendertermijn) tot 1 juli?? Niemand, maar dan ook niemand heeft schriftelijk gereageerd op het door ons gedane optie verzoek. Geen letter over het reserveringsvoostel voor de cursisten zoals in de tender gevraagd.

Ik kan nog even doorgaan maar,ik heb het gevoel dat het wel duidelijk is.

Ik heb in de Dikke van Dale nog eens opgezocht hoe het werkwoord ‘lezen’ wordt omschreven: Kennis nemen van de inhoud van (iets dat geschreven of gedrukt is) en een ‘lezer’ is: iemand die een geschrift leest. ‘Antwoord’ wordt omschreven als: 01 mondelinge of schriftelijk reactie op een bewering, vraag, eis, oplossing voor een gesteld probleem 0.3 reactie op wat iemand doet of zegt, om duidelijk te maken wat men er van vindt.
Met standaard computer-uitdraaien win je geen klanten!!

Wat hebben wij gedaan?

De onleesbare, interpreteerbare computer offertes hebben we direct terzijde gelegd met de conclusie: zonde van de tijd en het papier (45 pagina’s). De andere vier hebben we serieus (tijd is geld) bekeken voor de keuzedatum van 18 juni. Inmiddels is onze keuze gevallen op het Dorint Sofitel Amsterdam Schiphol hotel, dat het beste totaalvoorstel voor onze vraag heeft neergelegd.

Heren hoteldirecteuren, ik waarschuwde u al in het begin, maar er is nog veel werk aan de winkel! Mocht uw trainingsbudget nog niet uitgeput zijn, ik ken een paar goede professionals (ervaringsdeskundigen) die uw team heel snel klanten op kunnen leveren!

Ik ben heel nieuwsgierig naar de ervaringen van u, de klant die boekt bij al deze accommodaties. Uw reacties kunt u sturen aan reageeropvincentscolumn@congreswereld.nl

Vincent C van Wulfen CMM,Voorzitter CLC cursusteam En Garde
Vincent van Wulfen is Manager ICP groep (Internationale Betrekkingen, Congressen en Post Academisch Geneeskundig Onderwijs) bij het AMC (Academisch Medisch Centrum) in Amsterdam, waar hij onder andere de verantwoordelijkheid heeft over meer dan 400 nationale en internationale congressen. Hij startte zijn congrescarriere bij het Nederlands Congres Bureau. Van 1988 tot 1996 was hij directeur van Holland Organizing Centre in Den Haag.
Vincent is daarnaast sinds 1990 bestuurslid van IAPCO (International Association of Professional Conference Organisers), lid van de commissie onderwijs van branche organisatie CLC en Co-auteur van het eerte Nederlandse boek over congresorganisatie. Hij is tevens Certified Meeting Manager (CMM), de strategische meeting management designatie van MPI (Meeting Professionals International).

Waar komen ze vandaan???

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Wed, 30 May 2007 00:00:00 +0100

Ze vertegenwoordigen één derde van de totale internationale congresmarkt, zo blijkt uit de statistieken van de UAI (Union des Associations International) in Brussel. Bij gebrek aan redelijk betrouwbare cijfers nemen we voor het gemak aan dat dit percentage voor Nederland niet noemenswaardig afwijkt.
Het is het segment dat continu in beweging is en in aantallen deelnemers tot de top van de grootste internationale bijeenkomsten ter wereld behoort.
Weet u het al?? Wat dacht u van de nationale en internationale congressen met een gezondheidszorg gerelateerd onderwerp.

Aardig weetje, maar waar komen al deze congressen toch vandaan???

Wij Nederlanders zijn niet de enigen waarbij gezondheid boven aan ons wensenlijstje staat en waar we - als we het op de man af vragen - het meeste geld voor over hebben (u wilt toch ook de beste behandeling en geneesmiddel voor uw ziekte of die van uw kinderen, partner of vader of moeder?).
Een bekend gezegde in de medische wereld is: “Hoe meer we weten, weten we dat we nog heel weinig weten”.
Er wordt zowel nationaal als internationaal veel tijd en geld gestoken in zowel wetenschappelijk- als toegepast onderzoek naar ziektebeelden. Daarbij is de medische sector een van de best georganiseerde beroepsgroepen, zeker in Nederland.

Waar wordt dat onderzoek gedaan in Nederland?

We hebben in Nederland 8 Universitaire Medische Centra ( 2 in Amsterdam - AMC en VUmc, LUMC Leiden, Erasmus MC Rotterdam, UMC Utrecht, UMCG Groningen, UMC St. Radboud Nijmegen en Academisch Ziekenhuis Maastricht). In totaal werken bij deze UMC’s 60.000 medewerkers, waarvan 15% medisch/academisch personeel (zo´n 9000 medewerkers).

Gezien de zeer gecompliceerde materie wordt onderzoek naar geneesmiddelen behandelingstherapieën maar ook beeldvorming (Röntgen, CT-PET scanning etc.) niet uitgevoerd door één onderzoeker. Vele collega’s over de hele wereld zijn bezig met hetzelfde of in het verlengde liggende onderzoek. Ook kan het zo zijn dat diverse onderzoeksgroepen verspreid over de hele wereld het onderzoek hebben verdeeld in aandachtsvelden.

Waar leidt dit onderzoek toe?

In totaal verzorgen de wetenschappers en medewerkers van de UMC’s elk jaar 7.500 wetenschappelijke publicaties, 600 proefschriften en 2.000 klinische onderzoeken.
Dit is één derde van alle wetenschappelijke publicaties in Nederland. Daarbij is de kwaliteit hoog en internationaal toonaangevend.*

In het kader van de professionalisering van het vakgebied, wordt de stand van zaken van de onderzoeken niet alleen onderling uitgewisseld, maar ook aan de andere vakgenoten gepresenteerd.

De meest efficiënte wijze om te communiceren met vakgenoten en kennis uit te wisselen blijkt door de jaren heen telkens weer het medium ‘congres’ te zijn . Natuurlijk zijn er tegenwoordig communicatiemiddelen te over om kennis over te dragen, maar het aspect van het persoonlijke overleg, nog even die extra toelichting van de onderzoeker over zijn conclusie of te volgen onderzoeksopzet, daar zit het hem in. Niet alleen ìn de congreszaal maar ook in de wandelgangen, bij de koffiepauze en tijdens bijvoorbeeld de busrit naar de welkomstreceptie wordt belangrijke informatie uitgewisseld. Daarbij speelt ook nog eens dat de onderzoeker zijn ‘slimme’ vraag liever niet in aanwezigheid van al zijn collega’s in een volle zaal wil stellen.
Ook blijkt in de praktijk dat de gemeenschappelijke taal, meestal Engels, vanuit ieders eigen culturele achtergrond wordt gesproken. Het gevolg is dat echt begrijpen van de complexe materie langer kan duren (iedereen die in een internationale bestuursfunctie heeft bekleed zal dit herkennen).
Iedere onderzoeker wil natuurlijk degene zijn die de oplossing van een bepaald onderzoek of studie op zijn naam wil schrijven. Ook onderzoekers zijn mensen die de primaire behoefte van sociale acceptatie, erkenning en zelfontwikkeling - de drie hoogste etages van de piramide voor volwassenen volgens Maslov’s Motivatie en Persoonlijkheid -willen bevredigen.

Allemaal redenen waarom het medium ‘congres’ zo goed aansluit bij de gebruiken, behoeften en wensen van deze beroepsgroep. De conclusie kan dan ook alleen maar zijn dat het “congres met een gezondheidszorg gerelateerd onderwerp” zowel nationaal als internationaal er al heel lang is geweest en nooit zal uitsterven!

Vincent C van Wulfen CMM
Vincent van Wulfen is Manager ICP groep (Internationale Betrekkingen, Congressen en Post Academisch Geneeskundig Onderwijs) bij het AMC (Academisch Medisch Centrum) in Amsterdam, waar hij onder andere de verantwoordelijkheid heeft over meer dan 400 nationale en internationale congressen. Hij startte zijn congrescarriere bij het Nederlands Congres Bureau. Van 1988 tot 1996 was hij directeur van Holland Organizing Centre in Den Haag.
Vincent is daarnaast sinds 1990 bestuurslid van IAPCO (International Association of Professional Conference Organisers), lid van de commissie onderwijs van branche organisatie CLC en Co-auteur van het eerte Nederlandse boek over congresorganisatie. Hij is tevens Certified Meeting Manager (CMM), de strategische meeting management designatie van MPI (Meeting Professionals International).

*Publieke functies van de UMC’s in een marktomgeving - Ministerie VWS dec. 2006

Handel in goeroes en praatjesmakers

info@congreswereld.nl (Vakwereld) — Sun, 25 Mar 2007 00:00:00 +0100

Recentelijk verscheen in Het Financiële Dagblad een artikel met de gelijknamige titel, van de hand van Richard Smit. Onderwerp is de sprekerswereld en hun verdiensten. Lees hieronder het artikel en het commentaar van CongresWereld-columniste Marga Groot Zwaaftink.

Handel in goeroes en praatjesmakers - RICHARD SMIT
Spreken is goud. Een beetje congres pakt uit met klinkende namen. Een markt waarin duizenden miljoenen verdienen, zoals in Amerika, is het nog lang niet. Maar het veredelde hobbyisme raakt er wel een beetje vanaf
Voor euro 1300 op slechtzittende plastic stoeltjes luisteren naar de Amerikaanse strategiegoeroe Michael Porter. Ruby Kor van Twynstra Gudde had achteraf gezien zijn geld en tijd eind januari beter kunnen besteden. Die conclusie hadden veel anderen al eerder getrokken, want de zaal was met naar schatting driehonderd mensen bij lange na niet vol.

Porter was naar Nederland gehaald door Focus Conferences in Amsterdam. Voor circa euro 100.000 plus vlucht- en verblijfkosten, want een beetje goeroe kent zijn prijs. Dat is althans de inschatting van andere marktpartijen, want directeur Hans Groen van Focus zegt dat contracten hem verbieden iets over beloningen van managementgoeroes te zeggen.

Tom Peters zou euro 80.000 hebben gekregen voor één middag. Daar kwamen 270 mensen op af die euro 1000 betaalden. Oud-GE-topman Jack Welch trok 400 mensen naar een zaal waar er 1200 in konden. 'Daar kunnen ze niet echt blij mee zijn geweest', vermoedt René Warmerdam, commercieel directeur van sprekersbureau Speakers Academy. 'Die markt is overvol.'

'De sprekerskosten zijn over het algemeen gigantisch, terwijl ook de marketinginvesteringen er niet om liegen', erkent Groen. 'Het uitnodigen van grote namen brengt flinke risico's met zich mee. Misschien verdienen we niet altijd veel aan grote namen, maar het is wel goed voor onze profilering. Ze hebben ook een etalagefunctie.'

Zeker aan sprekers uit de topcategorie, zoals Bill Clinton en Al Gore, is het volgens Groen lastig verdienen. 'Cruyff is zonder twijfel de top in Nederland maar die is bijna niet te krijgen. Ook de actieve top, zoals Ben Verwaaijen, is lastig te strikken.' Makkelijker is het met Nederlandse goeroes als Fons Trompenaars en Manfred Kets de Vries.

De vergoedingen voor Amerikanen liggen meestal vele malen hoger dan die voor Europeanen. In Amerika en Engeland, waar spreken meer als een beroep wordt gezien, zijn congresgangers bereid meer neer te tellen voor een toegangskaartje. Het gros van de Nederlandse sprekers krijgt euro 2000 tot euro 7500. In Amerika is euro 5000 tot euro 25.000 heel gewoon.

En dat is nog maar een fooitje vergeleken met wat de echte toppers toucheren. De afgelopen zes jaar ontving Bill Clinton $ 40 mln voor lezingen, zo inventariseerde The Washington Post vorige maand. Vorig jaar alleen al praatte hij $ 10 mln bij elkaar, en hij laat zich maar voor een vijfde van al zijn toespraken betalen.

In Nederland incasseerde Clinton eind 2005 voor optredens $ 525.000. 'Reken maar $ 250.000 en daar komt nog $ 125.000 bij, want meneer Clinton vliegt wel met een privéjet, een Lear of Citation', grinnikt Warmerdam. Zelf heeft hij voor een multinational onlangs nog Al Gore naar Nederland gehaald. Kost wat, maar zo heeft het bedrijf 'de 150 tot 200 hoogste managers wereldwijd weer voor een jaar geïnspireerd'.

De aantrekkingskracht van de grote namen neemt af, meent Paul ter Wal van de Professional Speakers Association (PSA). 'Er is juist vraag naar vakinhoudelijke mensen, en die zitten hier in Nederland.' Volgens hem komt in Nederland de markt voor sprekers langzaam maar zeker van de grond. 'Het was altijd veredeld hobbyisme.'

Ter Wal wil af van de gevulde boekenbon. 'Ik moest me ertoe dwingen, maar onder de duizend euro kom ik niet meer', zegt hij. Om de professionalisering te versnellen richtte hij een halfjaar geleden de beroepsvereniging op, als klein zusje van de Amerikaanse National Speakers Association (NSA). Hij mikt op 150 leden eind dit jaar.

In de Nederlandse sprekersmarkt timmeren zo'n vierduizend mensen aan de weg, volgens sommigen nog veel meer. Maar dat is inclusief schnabbelende journalis-

ten en bekende Nederlanders die in te huren zijn voor een inleiding of als dagvoorzitter, zegt Groen. 'Echte sprekers zijn er - ruim genomen - vierhonderd. Mensen die er een behoorlijk deel van hun boterham uit halen maar 20 tot 25. Mensen als Ben Tiggelaar, Guido Thys en Robert Benninga.'

Ceo's betalen grif om hun boodschap aan te horen. Ben Tiggelaar, die 'de komende maanden' geen tijd heeft voor commentaar, komt voor euro 4950 een hele dag praten over gedragsverandering. Hij doet goede zaken met 'een MBA in één dag'. Voor euro 895 trekken in acht uur alle grote managementdenkers voorbij, en je houdt er nog een papiertje aan over ook.

Zo'n spreker hoeft Ter Wal niets te leren, maar de meeste Nederlander kunnen van de Amerikanen nog veel opsteken. Hij zegt met congresbureaus als Euroforum en Elsevier Congressen contact te hebben om het niveau van de sprekers te verbeteren. 'De presentatie was hier altijd minder belangrijk. Daarom zat de halve zaal te slapen.'

Fouten van vroeger spelen de congressenmarkt nog altijd parten, meent Warmerdam. 'Bij Euroforum hadden ze een blauwdruk voor succesvolle congressen. Een of twee echte sprekers betalen, en de rest moest zo goedkoop mogelijk. Die mensen hielden maar een promotiepraatje voor hun bedrijf.'

Jasperine Breeuwsma, algemeen directeur van Euroforum, ontkent dat en ziet geen relatie tussen betaling en de kwaliteit van de verhalen. 'De beste promotie voor het bedrijf is geen promopraatje houden. Wij geven de meeste sprekers een onkostenvergoeding. Als we iedereen moesten betalen, dan zou de congressenmarkt niet meer bestaan.'

Euroforum werkt niet veel meer met grote namen, maar zoekt naar mensen met kennis over specifieke markten. Daarvoor maakt Breeuwsma weinig gebruik van sprekersbureaus, waarvan er de laatste drie jaar veel bij kwamen. 'Wie die lijsten goed bekijkt ziet 80% overlap. Je kunt sprekers ook gewoon rechtstreeks benaderen.'

De supergroei voor Speakers Academy is er een beetje uit. 'De markt is met 25% groei vorig jaar wat minder riant dan de afgelopen tien jaar', zegt Warmerdam. Verdere groei zoekt hij in landen als Duitsland, Frankrijk, Rusland en Spanje. Van de komst van andere sprekersbureaus zegt hij geen last te hebben.

'Dat kan ik me niet voorstellen', zegt Allard Dericks, directeur van Sprekersplatform, dat twee jaar geleden door zanger en presentator Henk Westbroek is opgericht. 'Wij zijn hard gegroeid. De markt is misschien wel iets gegroeid, maar niet zo hard. Ik hoor ook al jaren van Speakers Academy het cijfer van 1500 boekingen en denk dan: het zal wel.'
Copyright (c) 2007 Het Financieele Dagblad

Commentaar van Marga Groot Zwaaftink:

“Eens in de zoveel tijd verschijnen dit soort artikelen. De teneur is ‘kijk die sprekers en congresorganisatoren eens makkelijk geld verdienen’. De journalist vergeet het afbreukrisico en de manuren die hierachter zitten voor het gemak maar even.

Los hiervan zijn er zeker argumenten aan te voeren om te investeren in een kostbare spreker. Wat wij als CommGres vaak meemaken, is dat men vergeet om bij collega organisatoren, referenties na te gaan. Hierdoor kun je ‘fine-tunen’ of de beoogde spreker echt de meest geschikte is.

Tenslotte: blijf in het achterhoofd houden dat elk congres een aantal ‘Unique Selling Points’ nodig heeft. Saaie congressen zijn er al genoeg, dus….

Marga Groot Zwaaftink is oprichtster en directeur van Commgress, een full service congresbureau. Zie voor meer informatie www.commgres.com of email Marga op marga@commgres.com

De Resultaten	tussen haakje het aantal uitgebrachte stemmen
Eens, de locatie moet ook aantrekkelijk zijn	14% (13)
Eens, de bezoekers moeten ook interessant zijn, handig voor mijn netwerk	12% (11)
Oneens, een congres bezoeken kost veel tijd, alleen als ik er qua onderwerp iets van opsteek is het interessant	17% (16)
Oneens, het is geen snoepreisje	57% (52)
Totaal aantal stemmen:	92